Was darf Verwaltung selbst erzählen – und was ist Aufgabe der Presse?

In Gesprächen mit Verwaltungen hören wir in letzter Zeit immer häufiger von Spannungen mit der lokalen Presse. Mal geht es um Exklusivität. Mal um die Frage, ob eine Information zuerst an die Zeitung oder direkt auf die eigenen Kanäle gehört. Mal um den Vorwurf, dass Verwaltungen mit Social Media an der Presse vorbei kommunizieren. Und manchmal steht unausgesprochen die größere Frage im Raum: Was darf eine Behörde eigentlich selbst erzählen – und was „gehört“ der Presse?

Diese Frage ist wichtig. Aber sie wird oft zu eng gestellt. Denn öffentliche Themen gehören nicht exklusiv der Presse und auch nicht exklusiv der Verwaltung. Wenn eine Baustelle eine ganze Stadt betrifft, wenn eine neue Kita gebaut wird, wenn sich Verkehrsführungen ändern, wenn ein Rathaus digitaler wird oder wenn eine Kommune auf eine Krise reagieren muss, dann geht es nicht um Besitzansprüche auf Informationen. Es geht darum, dass Menschen verstehen, was passiert.

Genau deshalb braucht es eine saubere Rollenklärung. Verwaltung und Presse haben unterschiedliche Aufgaben. Sie dürfen sich nicht gegenseitig ersetzen wollen. Aber sie sollten auch nicht so tun, als hätten sie nichts miteinander zu tun. Das gemeinsame Ziel muss sein, dass Bürgerinnen und Bürger verlässliche Informationen bekommen, Entscheidungen besser einordnen können und öffentliche Debatten auf einer möglichst guten Grundlage stattfinden.

Behördenkommunikation ist keine Gefälligkeit, sondern Verantwortung

Eine Verwaltung darf nicht nur kommunizieren, sie muss es. Wer Entscheidungen trifft, Leistungen organisiert, Baustellen koordiniert, Schulen baut, Straßen sperrt oder Krisenlagen bewältigt, hat eine Verantwortung gegenüber den Menschen, die davon betroffen sind. Diese Verantwortung endet nicht mit einer Aktenlage, einem Ratsbeschluss oder einer Pressemitteilung.

Das Bundesverfassungsgericht hat staatlicher Öffentlichkeitsarbeit klare Grenzen gesetzt, etwa durch Sachlichkeit, Neutralität und die Pflicht, staatliche Ressourcen nicht parteipolitisch einzusetzen. Gleichzeitig ist staatliche Information aber nicht per se verdächtig. Sie ist notwendig, damit Bürgerinnen und Bürger staatliches Handeln nachvollziehen können. Das Neutralitätsgebot gilt auch außerhalb von Wahlkampfzeiten; staatliche Stellen müssen ihre besondere Autorität und ihre Ressourcen verantwortungsvoll nutzen.

Für die Praxis heißt das: Eine Behörde darf erklären, was sie tut. Sie darf zeigen, was auf einer Baustelle passiert. Sie darf Fachleute vor die Kamera holen. Sie darf Fragen beantworten, Abläufe visualisieren und Missverständnisse aufgreifen. Sie darf auch ein eigenes Format entwickeln, wenn ein Thema dauerhaft relevant ist. Was sie nicht darf: Werbung für sich selbst mit Information verwechseln, politische Debatten einseitig glattziehen oder so tun, als sei ihre Perspektive die einzige legitime Sicht auf ein Thema.

Die Grenze liegt also nicht zwischen „Pressemitteilung erlaubt“ und „Instagram verboten“. Die Grenze liegt zwischen sachlicher Behördenkommunikation und Selbstdarstellung, Einflussnahme oder verdeckter politischer Kommunikation.

Die Aufgabe der Presse ist nicht, verlängerte Werkbank der Verwaltung zu sein

Genauso klar muss aber sein: Die Presse ist nicht der Verlautbarungskanal der Verwaltung. Lokaljournalismus hat nicht die Aufgabe, Mitteilungen der Stadt einfach freundlicher zu formulieren und zu verbreiten. Die Presse hat eine eigene Funktion: Sie recherchiert, wählt aus, fragt nach, gewichtet, kritisiert, ordnet ein und lässt auch andere Perspektiven zu Wort kommen.

Das ist nicht störend. Das ist der Sinn freier Presse.

Der Pressekodex nennt Wahrhaftigkeit, Achtung der Menschenwürde und die wahrhaftige Unterrichtung der Öffentlichkeit als zentrale Maßstäbe journalistischer Arbeit; Informationen sollen mit der gebotenen Sorgfalt auf ihren Wahrheitsgehalt geprüft werden. Genau darin unterscheidet sich Journalismus von Behördenkommunikation. Eine Verwaltung kann korrekt und transparent über ihr Handeln informieren. Aber sie kann nicht unabhängig über sich selbst berichten.

Deshalb gehört der Presse vor allem eines: die unabhängige Einordnung. Sie muss nicht zuerst fragen, ob eine Darstellung für die Verwaltung angenehm ist. Sie darf Konflikte herausarbeiten. Sie darf Betroffene befragen. Sie darf politische Verantwortung thematisieren. Sie darf auch sagen: Diese Maßnahme ist schlecht erklärt, schlecht geplant oder schlecht umgesetzt.

Das ist kein Angriff auf Verwaltung. Das ist demokratische Öffentlichkeit.

Was also „gehört“ wem?

Die bessere Antwort lautet: Nicht das Thema gehört jemandem. Die Aufgabe unterscheidet sich.

Der Verwaltung gehört nicht die öffentliche Deutung. Aber ihr gehört die Verantwortung, ihr Handeln verständlich zu machen. Sie muss erklären, was sie tut, warum sie es tut, was entschieden wurde, welche Folgen das hat und wo Bürgerinnen und Bürger verlässliche Informationen finden.

Der Presse gehört nicht die exklusive Erstverwertung jeder Information. Aber ihr gehört die unabhängige Prüfung und Einordnung. Sie darf aus Behördeninformationen journalistische Berichterstattung machen, eigene Schwerpunkte setzen, Kritik einholen und Widersprüche sichtbar machen.

Bürgerinnen und Bürger wiederum haben kein Interesse an Revierkämpfen zwischen Pressestelle und Redaktion. Sie brauchen beides: direkte, verlässliche Informationen der Verwaltung und unabhängige journalistische Einordnung.

Genau hier entstehen in der Praxis viele Konflikte. Eine Redaktion wünscht sich Exklusivität. Eine Verwaltung möchte Informationen gleichzeitig auf der Website, bei Instagram und an die Presse geben. Die Pressestelle will schnell informieren, die Zeitung fühlt sich übergangen. Oder umgekehrt: Die Verwaltung wartet auf Berichterstattung, während Menschen längst in Kommentarspalten fragen, was los ist.

Diese Spannungen sind real. Aber sie lassen sich nicht lösen, indem man alte Besitzlogiken verteidigt. Sie lassen sich nur lösen, indem beide Seiten ihre Rolle sauber wahrnehmen.

„Ulm baut um“ zeigt, wie es funktionieren kann

Das Beispiel „Ulm baut um“ ist deshalb spannend, weil es nicht nach Konkurrenz zur Presse aussieht, sondern nach professioneller Behördenkommunikation. Die Stadt Ulm hat mit ihrem Instagram-Kanal einen eigenen Kommunikationsraum für ein dauerhaft relevantes Thema geschaffen: Baustellen. Dort werden nicht nur Sperrungen gemeldet, sondern Baufortschritte gezeigt, Zeitraffer veröffentlicht, Livestreams angeboten, Baustellenführungen beworben und Menschen vor die Kamera geholt, die erklären, was passiert.

Das ist legitim, weil es eine klare Verwaltungsaufgabe erfüllt: Menschen, die von Baustellen betroffen sind, sollen verstehen, was passiert. Sie sollen nicht nur die Sperrung sehen, sondern auch den Grund. Nicht nur den Stau erleben, sondern auch den Fortschritt. Nicht nur die Einschränkung spüren, sondern nachvollziehen können, was erneuert wird.

Gleichzeitig beschreibt Ilka Koschak im Podcast, dass die Stadt die Presse aktiv mitnimmt: mit Presseterminen, Informationen, Baustellenterminen und einem engen Austausch. Die Presse wird also nicht ausgeschlossen, sondern bekommt Zugang und Material, um ihrerseits berichten, nachfragen und einordnen zu können.

Genau das ist der Punkt. Die Stadt erklärt selbst. Die Presse kann unabhängig berichten. Beides passiert nebeneinander – und im besten Fall miteinander.

Exklusivität ist kein Selbstzweck

Gerade beim Thema Exklusivität braucht es mehr Ehrlichkeit. Natürlich gibt es Themen, bei denen eine Redaktion einen exklusiven Zugang bekommt: ein Hintergrundgespräch, eine Recherche, ein Interview, ein besonderer Blick hinter die Kulissen. Das kann sinnvoll sein.

Aber bei Informationen, die viele Menschen unmittelbar betreffen, darf Exklusivität nicht wichtiger sein als öffentliche Orientierung. Wenn morgen eine wichtige Straße gesperrt wird, wenn eine Kita früher schließt, wenn eine Brücke nicht befahrbar ist oder wenn eine Kommune kurzfristig auf eine Lage reagieren muss, dann kann die Frage nicht lauten: Wer bekommt die Information zuerst? Sondern: Wie erreicht diese Information die betroffenen Menschen schnell, verständlich und zuverlässig?

Das heißt nicht, dass Presse egal ist. Im Gegenteil. Es heißt nur: Service- und Betroffenheitsinformationen sind kein Tauschgut. Sie sind Teil öffentlicher Verantwortung.

Eine Verwaltung sollte der Presse frühzeitig, sauber und vollständig Informationen geben. Aber sie darf sich nicht davon abhängig machen, ob, wann und wie ein Medium diese Informationen veröffentlicht. Dafür sind eigene Kanäle da.

Das gemeinsame Ziel: eine informierte Öffentlichkeit

Am Ende geht es nicht darum, wer schneller postet oder wer zuerst berichtet. Es geht um die Qualität öffentlicher Information.

Eine gute Verwaltungskommunikation sorgt dafür, dass Menschen direkt erfahren, was sie betrifft. Eine gute Presse sorgt dafür, dass diese Informationen nicht unkritisch stehen bleiben, sondern eingeordnet, geprüft und ergänzt werden. Zusammen entsteht etwas, das keine Seite allein leisten kann: eine informierte Öffentlichkeit.

Das ist gerade lokal entscheidend. Viele kommunale Themen sind komplex, aber sehr alltagsnah. Baustellen, Schulbau, Kita-Plätze, Verkehr, Haushalt, Klimaanpassung, Unterbringung, Digitalisierung. Verwaltung kennt die Details. Presse kennt die Fragen, Konflikte und Perspektiven der Öffentlichkeit. Wenn beide Seiten ihre Aufgabe ernst nehmen, wird die Debatte besser.

Wenn sie sich stattdessen in Besitzansprüchen verlieren, verlieren am Ende alle. Die Verwaltung wirkt defensiv. Die Presse fühlt sich übergangen. Und Bürgerinnen und Bürger bekommen Informationen entweder zu spät, zu dünn oder nur aus einer Perspektive.

Was Verwaltungen tun sollten

Verwaltungen sollten selbstbewusster kommunizieren, aber nicht selbstgefällig. Sie sollten eigene Kanäle nutzen, aber nicht so tun, als würden sie Journalismus ersetzen. Sie sollten der Presse Informationen verlässlich bereitstellen, aber nicht jede direkte Bürgerinformation als „Vorgriff“ auf Berichterstattung verstehen.

Konkret heißt das: Bei Themen mit hoher Betroffenheit sollten Informationen möglichst gleichzeitig und transparent über mehrere Wege bereitgestellt werden. Die Presse bekommt belastbare Informationen, Ansprechpersonen, Termine und Hintergründe. Bürgerinnen und Bürger bekommen direkte, verständliche Kommunikation über Website, Social Media, Newsletter, Apps oder Veranstaltungen. Und wenn es Kritik, offene Fragen oder politische Konflikte gibt, sollten diese nicht kommunikativ weggebügelt werden.

Das ist anspruchsvoller als die alte Logik „Wir schicken eine Pressemitteilung und warten ab“. Aber es ist näher an der Realität der Menschen.

Was die Presse erwarten darf

Die Presse darf erwarten, dass Verwaltungen professionell erreichbar sind, Informationen nicht künstlich zurückhalten, Anfragen ernst nehmen, Unterlagen bereitstellen, Termine ermöglichen und nicht nur dann Kontakt suchen, wenn es positive Geschichten gibt.

Sie darf auch erwarten, dass Verwaltungen nicht versuchen, journalistische Arbeit durch eigene Kanäle zu umgehen. Wenn es kritische Fragen gibt, müssen sie beantwortet werden. Wenn Entscheidungen umstritten sind, darf die Verwaltung nicht so kommunizieren, als gäbe es nur Zustimmung. Wenn Fehler passieren, muss Kommunikation mehr leisten als Schadensbegrenzung.

Aber die Presse sollte eigene Behördenkanäle nicht automatisch als Konkurrenz verstehen. Eine Stadt, die Bürgerinnen und Bürger direkt über Baustellen informiert, nimmt der Zeitung nicht ihre Rolle. Sie erfüllt ihre eigene.

Fazit: Es braucht keine Revierkämpfe, sondern Rollenbewusstsein

Die Frage „Was gehört der Presse?“ ist verständlich, aber sie darf nicht zur Blockade werden. Öffentliche Themen gehören der Öffentlichkeit. Verwaltung und Presse haben unterschiedliche Aufgaben, aber sie arbeiten am selben demokratischen Grundproblem: Menschen müssen verstehen können, was in ihrer Stadt passiert.

Die Verwaltung liefert Informationen, erklärt Entscheidungen, macht Abläufe sichtbar und sorgt für direkte Orientierung. Die Presse prüft, gewichtet, fragt nach, kritisiert und ordnet unabhängig ein. Bürgerinnen und Bürger brauchen beides.

„Ulm baut um“ zeigt, wie dieses Zusammenspiel aussehen kann. Die Stadt kommuniziert aktiv über ein Thema, das viele Menschen betrifft. Sie erklärt selbst, was auf den Baustellen passiert. Und sie nimmt die Presse mit, statt sie auszuschließen. Dadurch entsteht kein Entweder-oder, sondern eine bessere Öffentlichkeit rund um ein schwieriges Thema.

Genau das sollte der Maßstab sein.

Nicht: Wer darf zuerst?
Nicht: Wem gehört das Thema?
Sondern: Wie schaffen Verwaltung und Presse gemeinsam, dass Menschen besser informiert sind?

Denn am Ende ist gute Behördenkommunikation kein Angriff auf Journalismus. Und guter Journalismus ist kein Störfaktor für Verwaltung. Beides hat eine eigene Aufgabe. Stark wird es, wenn beide diese Aufgabe kennen – und zusammenspielen.

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