Dr. Stefan Döring: Recruiting, Kulturwandel und die Zukunft des öffentlichen Dienstes

Der öffentliche Dienst steht am Scheideweg: Fachkräftemangel, Digitalisierung, neue Anforderungen an Führung und Arbeitskultur fordern Veränderungen – nicht irgendwann, sondern jetzt. Dr. Stefan Döring, langjähriger Verwaltungsbeamter, HR-Experte und Behördenversteher, spricht im Amtshelden Podcast Klartext. Seine Botschaft: „Strategie statt weiterwurschteln. Kommunikation statt Silodenken. Geschwindigkeit statt Prozesse von 1992.“

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Impulse aus dem Gespräch mit ihm zusammen – praxisnah, ehrlich und mit einem klaren Blick auf das Machbare.

Fachkräftemangel: Realität trifft hausgemachte Probleme

Ja, es gibt einen realen Fachkräftemangel. Vor allem bei Erzieherinnen, Lehrerinnen oder klassischen Verwaltungsberufen ist die Lücke groß. Aber: Ein Großteil der Recruiting-Krise ist hausgemacht. Denn viele Prozesse im öffentlichen Dienst sind nicht mehr zeitgemäß.

Dr. Döring kritisiert etwa den „menschenfeindlichen Bewerbungsprozess“, bei dem Bewerbende teils wochenlang im Unklaren bleiben – oder erst einmal ein Führungszeugnis einreichen sollen, bevor überhaupt ein Gespräch stattfindet.

Quick Wins für kleine Kommunen:

• Stellenausschreibungen menschlicher und klarer formulieren
• Eine einfache, ehrliche Karriereseite aufsetzen
• Bewerberkontakt persönlich gestalten – z. B. durch Anrufe oder schnelle Rückmeldungen
• Den eigenen Prozess mal selbst durchspielen – mit einer Testbewerbung

Employer Branding: Behörden dürfen mehr Mut zeigen

Natürlich gibt es einen echten Fachkräftemangel, vor allem bei Lehrkräften, Erzieher*innen oder in klassischen Verwaltungsberufen. Doch nicht jede unbesetzte Stelle ist allein demografisch bedingt. Vieles ist hausgemacht: überholte Prozesse, komplizierte Ausschreibungen, fehlende Kommunikation und ein Recruiting-Verständnis aus einer anderen Zeit.

Wer sich heute auf eine Stelle in der Verwaltung bewirbt, landet nicht selten in einer kafkaesken Bewerbungswelt: Eingangsbestätigungen ohne Inhalt, monatelanges Warten auf Rückmeldung, persönliche Vorstellungsgespräche vor acht Personen – ohne Vorwarnung.

Und das in Zeiten, in denen Bewerber*innen längst andere Erwartungen haben. Tempo, Transparenz, Wertschätzung – das ist heute die Währung im Recruiting. Die öffentliche Hand kann dabei mithalten. Wenn sie will.

Quick Wins für kleine Kommunen

Gerade kleinere Behörden können sich mit wenigen gezielten Maßnahmen besser aufstellen. Stefan Döring nennt drei zentrale Hebel:

1. Stellenausschreibungen überarbeiten.
Schon die Sprache entscheidet. Klingt die Anzeige wie aus dem Amtsblatt von 1984 oder vermittelt sie echtes Interesse an Bewerber*innen?

2. Karriereseite aufbauen.
Nicht perfekt, nicht teuer – aber ehrlich, strukturiert und aktuell. Wer sind wir? Warum lohnt sich ein Job bei uns? Wie läuft der Bewerbungsprozess?

3. Persönlich erreichbar sein.
Bewerber*innen sind Menschen, keine Aktenzeichen. Wer anruft oder zügig auf Mails antwortet, hebt sich sofort positiv ab – besonders im Behördenumfeld.

Bonus-Tipp: Sich mal selbst bei der eigenen Behörde bewerben (lassen). Die Erkenntnisse sind oft augenöffnend.

Von der Haltung zur Handlung: Warum Kommunikation entscheidet

Was viele Behörden trennt, ist nicht der Wille, sondern das Mindset. Während einige längst mutige Schritte gehen, verharren andere in alten Strukturen – oft, weil sich interne Akteure gegenseitig blockieren. Döring erlebt das regelmäßig: In einem Haus will die Personalabteilung den Wandel, im anderen der Betriebsrat – und irgendwo dazwischen geht alles verloren.

Dabei braucht Veränderung vor allem eines: Kommunikation. Zwischen Fachbereichen, mit Führungskräften, gegenüber Bewerber*innen und der Öffentlichkeit. Erst wenn klar ist, wer was warum verändern will, kann ein gemeinsamer Weg entstehen.

Quereinstieg, Nachqualifizierung und der kulturelle Knall

Angesichts des Nachwuchsmangels führt kein Weg mehr am Quereinstieg vorbei. Doch das ist nicht nur eine Frage der formalen Qualifikation. Es geht auch um Akzeptanz in der Organisation. Was passiert, wenn jemand ohne Verwaltungsausbildung plötzlich die gleiche Entgeltgruppe erhält wie eine Kollegin, die sich über Jahre hochgearbeitet hat? Döring spricht hier offen über kulturelle Spannungen – und fordert mehr Bewusstsein für die interne Kommunikation.

Zugleich fordert er mehr Mut bei der Nachqualifizierung. Es gibt heute Formate, um rechtliches Wissen kompakt zu vermitteln – von Intensivkursen bis zur berufsbegleitenden Fortbildung. Wer Menschen mit anderer Berufserfahrung gewinnen will, muss auch bereit sein, sie gezielt zu entwickeln.

Purpose ist kein Markenversprechen

Der öffentliche Dienst ist per Definition sinnstiftend – aber das reicht nicht, wenn Menschen ihre eigene Arbeit als sinnlos empfinden. Viele steigen nach wenigen Jahren wieder aus, weil sie das Gefühl haben, nichts bewegen zu können.

Sinn entsteht nicht durch schöne Leitsätze, sondern durch konkrete Erlebnisse. Wenn Mitarbeitende spüren, dass sie gebraucht werden, etwas beitragen, helfen können – dann entsteht Stolz. Und der lässt sich zeigen. Nicht mit Imagekampagnen, sondern mit echten Geschichten aus dem Alltag. Menschen, die erzählen, warum sie ihren Job gern machen.

New Work beginnt mit Vertrauen – und klaren Regeln

Was bedeutet New Work in einer Verwaltung, in der Präsenz oft noch mit Leistung verwechselt wird? Für Döring ist klar: Es braucht beides – Vertrauen und Verbindlichkeit.

Homeoffice und flexible Arbeitszeiten funktionieren nur, wenn Leistung nicht mehr über Anwesenheit, sondern über Ergebnisse gemessen wird. Gleichzeitig dürfen Mitarbeitende nicht erwarten, dass sie ein Einzelbüro behalten, wenn sie nur noch einmal die Woche im Haus sind. „New Work ist kein Wunschkonzert“, sagt Döring – sondern ein neues Gleichgewicht zwischen Freiheit und Verantwortung.

Und ja, es gibt Unterschiede zwischen Abteilungen. Der Friedhofsgärtner kann kein Homeoffice machen, die Sachbearbeiterin vielleicht schon. Die Lösung ist nicht Gleichmacherei, sondern Fairness und Perspektiven. Wer mehr Flexibilität will, muss sich vielleicht entwickeln – oder seinen Bereich gemeinsam neu organisieren.

Strategie statt Stückwerk: Der Appell zum Schluss

Ob Employer Branding, Recruiting, Digitalisierung oder Arbeitskultur – die öffentliche Verwaltung braucht keine weiteren Einzelmaßnahmen, sondern eine Strategie. Eine Vorstellung davon, wie man in fünf oder zehn Jahren arbeiten möchte. Wie man Bürger*innen begegnet. Welche Rolle man im Gemeinwesen spielt.

Viele Behörden starten damit gerade. Einige entwickeln Personalstrategien, andere beginnen, ihre Prozesse ganzheitlich zu betrachten. Döring begleitet sie dabei – und erlebt, wie viel Veränderung möglich ist, wenn Kommunikation, Führung und Haltung zusammenkommen.

Denn am Ende geht es nicht nur um besetzte Stellen, sondern um ein neues Selbstverständnis der Verwaltung. Weg vom Verwalten. Hin zum Gestalten.

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