Die Stadt, die Kommunikation neu erfand

In der kleinen, aber pulsierenden Stadt Sonnenfels weht ein frischer Wind durch die Verwaltung. Vor zwei Jahren hätte niemand gedacht, dass sich hier einmal eine Kommunikationskultur entwickeln würde, die weit über die Stadtgrenzen hinaus für Aufsehen sorgt.

Sonnenfels, mit seinen 85.000 Einwohner:innen, war lange Zeit eine klassische Stadtverwaltung – schwerfällig, zurückhaltend, oft nur in Form von Amtsdeutsch in der Zeitung oder trockenen Pressemitteilungen wahrnehmbar. Doch heute ist das anders.

Heute kennt man die Verwaltung in Sonnenfels nicht nur aus den Nachrichten, sondern aus Instagram, LinkedIn, YouTube und sogar aus TikTok. Die Bürger:innen haben das Gefühl, die Menschen hinter den Schreibtischen tatsächlich zu kennen. Sie sehen ihre Gesichter, hören ihre Stimmen und verstehen endlich, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden.

Und das alles begann mit einer Frau: Clara Voss, der neuen Bürgermeisterin von Sonnenfels.

Clara Voss: Eine Bürgermeisterin mit Mut und Vision

Clara Voss wurde vor drei Jahren ins Amt gewählt. Mit Anfang 40 war sie jung für das Amt, aber sie brachte Erfahrung aus der Wirtschaft mit und hatte eine klare Vorstellung: Verwaltung muss nahbar sein, Kommunikation muss modern sein – und eine Stadt kann nur dann gemeinsam wachsen, wenn sie auch gemeinsam spricht.

Doch sie wusste auch: Sie konnte das nicht allein schaffen.

„Ich brauche euch“, sagte sie damals zu ihrem Team im Rathaus. „Wir sind hier nicht nur zum Verwalten da – wir sind da, um zu gestalten, um Menschen mitzunehmen, um Dinge zu erklären. Und das geht nur, wenn wir unsere Stadt nicht nur regieren, sondern auch mit ihr sprechen.“

Was dann passierte, hätte niemand erwartet.

Das Amtfluencer-Team: Verwaltung, aber menschlich

Clara rief das erste Amtfluencer-Team ins Leben. Keine klassische Pressestelle, sondern ein Netzwerk aus Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung, die Lust hatten, ihre Arbeit sichtbarer zu machen.

Da war Lena Hoffmann, die leidenschaftliche Stadtplanerin, die endlich zeigen wollte, warum Verkehrsprojekte nicht von heute auf morgen fertig werden. Da war Hasan Kaya, Leiter des Bürgerbüros, der die häufigsten Fragen der Bürger:innen in kurzen Videos beantwortete. Und da war Sophie Müller, Erzieherin aus der städtischen Kita, die auf Instagram mit kurzen Reels zeigte, wie die Stadt in die frühkindliche Bildung investiert.

Zusammen mit Ben Richter, dem Social-Media-Manager der Stadt, entwickelten sie ein Konzept:

Regelmäßige Formate: Ein wöchentliches Bürgermeister:innen-Update, Behind-the-Scenes aus der Verwaltung, Live-Fragerunden mit Bürger:innen.
Mut zur Persönlichkeit: Keine gesichtslosen Ankündigungen mehr, sondern echte Menschen, echte Stimmen.
Dialog statt Monolog: Kein bloßes Senden von Informationen, sondern echtes Zuhören und Reagieren.

Das Ziel war klar: Transparenz, Bürgernähe und Vertrauen.

Herausforderungen und Durchbrüche

Natürlich gab es Skepsis. Gerade in den ersten Monaten fragten sich viele Kolleg:innen: „Dürfen wir das? Ist das nicht gefährlich? Was, wenn jemand etwas Kritisches fragt?“

Clara wusste, dass Veränderung Zeit braucht. „Wir testen das Schritt für Schritt. Wenn etwas nicht funktioniert, passen wir es an. Aber wir müssen es probieren.“

Der erste echte Durchbruch kam, als sich Sonnenfels mit einem Problem konfrontiert sah: Ein neues Wohngebiet sollte entstehen, doch die Bürger:innen fühlten sich nicht gut informiert. Die Kommentarspalten auf Facebook füllten sich mit Kritik, die Lokalzeitung schrieb von „geheimer Planung hinter verschlossenen Türen“.

Normalerweise hätte die Stadtverwaltung eine nüchterne Pressemitteilung verfasst. Aber diesmal war es anders.

Lena, die Stadtplanerin, nahm sich ein Tablet, ging mit dem Bürgermeister auf das geplante Baugelände und erklärte in einem Live-Video, worum es genau ging. Sie zeigte die Pläne, erklärte die Herausforderungen und beantwortete Fragen direkt aus den Kommentaren.

Die Reaktionen waren überwältigend. „Ich verstehe es jetzt endlich!“, schrieb eine Bürgerin. „Warum haben wir das nicht schon immer so gemacht?“, fragte ein anderer.

Von diesem Moment an wurde klar: Sonnenfels hatte eine neue Art der Kommunikation gefunden.

Erfolge, die zählen

Zwei Jahre nach dem Start des neuen Kommunikationskonzepts ist die Stadtverwaltung von Sonnenfels nicht nur transparenter geworden – sie ist auch beliebter.

Bürgerbeteiligung hat sich verdoppelt, weil Menschen sich ernst genommen fühlen.
Die Verwaltung wird als modernes Arbeitsumfeld wahrgenommen, was die Stadt attraktiver für Fachkräfte macht.
Politische Entscheidungen werden klarer verstanden, weil sie nachvollziehbar erklärt werden.
Bürger:innen wissen, an wen sie sich wenden können, weil sie Gesichter hinter den Ämtern kennen.

Und das Beste daran? Die Mitarbeiter:innen selbst fühlen sich als Teil von etwas Größerem.

„Früher hatte ich das Gefühl, dass unsere Arbeit oft nicht gesehen wird“, sagt Hasan, der Leiter des Bürgerbüros. „Heute bekomme ich Nachrichten auf Instagram von Leuten, die sich bedanken, dass wir Prozesse endlich mal einfach erklären. Das motiviert mich total.“

Der entscheidende Faktor: Mut und Vertrauen

Doch all das wäre nicht möglich gewesen, wenn Clara Voss nicht den Mut gehabt hätte, Kommunikation neu zu denken. Und wenn sie nicht das Vertrauen in ihr Team gehabt hätte, selbst aktiv zu werden. Heute, wenn sie in die Kamera spricht, sagt sie oft:

„Sonnenfels ist nicht perfekt. Aber wir haben uns entschieden, nicht über Probleme zu schweigen, sondern offen darüber zu reden. Wir haben keine Angst davor, Fragen zu beantworten. Und das ist unser größter Fortschritt.“

Sonnenfels ist eine Utopie.

Aber sie ist nicht unrealistisch.
Es braucht nur eine Führungskraft mit Vision.
Ein Team mit Leidenschaft.
Und den Willen, anzufangen.

Von der Utopie zur Realität – die Herausforderungen erkennen

So schön die Vision von „Unser Sonnenfels“ auch ist, wir wissen, dass nicht jede Behörde von heute auf morgen einen solchen Wandel durchlaufen kann. Die Realität sieht oft anders aus: Zeitmangel, begrenzte Ressourcen, Skepsis gegenüber Veränderungen und eine komplexe Verwaltungsstruktur sind nur einige der Herausforderungen.

Fehlende Zeit und Kapazitäten: Social Media und moderne Kommunikation erfordern Zeit – ein Gut, das in vielen Behörden bereits knapp ist.
Hierarchien und Entscheidungswege: Nicht jede Behörde ist so flexibel wie Sonnenfels. Genehmigungsprozesse für Social-Media-Inhalte oder strategische Änderungen dauern oft lange.
Skepsis gegenüber neuen Kommunikationswegen: Gerade in traditionellen Strukturen gibt es Bedenken, wie sich Bürgerkommunikation verändert und welche Risiken Social Media mit sich bringt.
Datenschutz und rechtliche Bedenken: Was darf kommuniziert werden? Welche Kanäle sind DSGVO-konform? Wie stellt man sicher, dass interne Prozesse und Regularien eingehalten werden?

Diese Herausforderungen sind real – und sie verdienen Anerkennung. Aber sie dürfen kein Grund sein, Veränderungen nicht anzugehen.

Der erste Schritt: Mutig sein, Vertrauen schaffen und einfach anfangen

Jede Veränderung beginnt mit einem ersten Schritt. Die Transformation von Behördenkommunikation braucht keine Perfektion von Tag 1 an – sie braucht Mut, Vertrauen und den Willen, Neues zu probieren.

Mut zeigen: Die besten Ideen entstehen oft dort, wo man sich traut, alte Muster zu durchbrechen.
Vertrauen aufbauen: Wenn eine Behörde offen und nahbar kommuniziert, stärkt sie das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger.
Kleine Schritte statt Perfektionismus: Keiner erwartet, dass eine Verwaltung über Nacht zu einem digitalen Vorbild wird. Aber ein erstes Video, ein lockeres Gesprächsformat oder ein Social-Media-Post mit echter Persönlichkeit können schon viel bewirken.
Zusammenarbeit fördern: In Sonnenfels haben die Bürgermeisterin und ihr Team gemeinsam gearbeitet. Auch in der Realität ist das der Schlüssel: Kommunikation sollte nicht nur Chefsache sein, sondern ein Gemeinschaftsprojekt innerhalb der Behörde.

Die gute Nachricht? Es gibt bereits Vorbilder, Inspirationen und Unterstützung für diesen Wandel. Wir bei Amtshelden begleiten Behörden auf diesem Weg – mit Know-how, echten Erfahrungen aus der Praxis und einem Netzwerk von Menschen, die diesen Wandel schon begonnen haben.

🚀 Lasst uns gemeinsam starten – für mehr Nähe, mehr Vertrauen und eine Kommunikation, die Verwaltung menschlich macht.

Solltest du Fragen oder Anmerkungen haben, schicke uns gerne eine E-Mail an hallo@amtshelden.de. Ihr kommt in eurer Stadt mit Social Media nicht wirklich voran? Dann haben wir vielleicht was für dich – schau dir mal unser Amtfluencer-Programm an.

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