Behördenwortschatz von A bis Z – Beamtendeutsch leicht erklärt

Wer schon einmal mit einer Behörde zu tun hatte oder selbst im öffentlichen Dienst arbeitet, weiß: Beamtendeutsch ist eine Welt für sich. Zwischen „Badischer Aktenheftung“ und „EDEKA (Ende der Karriere)“ lauern kryptische Begriffe, lange Wortungetüme und eine Prise humorvoller Amts-Alltagssprache. Doch was verbirgt sich wirklich hinter diesen Begriffen?

In unserem viel kommentierten LinkedIn-Post haben Behördenmitarbeiter und Verwaltungsprofis ihre Lieblingsbegriffe geteilt und liebevoll übersetzt. Dieser Blogartikel greift die Highlights aus den Kommentaren auf und übersetzt sie für alle, die sich in der Welt der Verwaltung besser zurechtfinden wollen – und dabei hoffentlich auch ein bisschen schmunzeln können. Willkommen in der skurrilen und manchmal charmant verklausulierten Welt des Beamtendeutschs!

100 Begriffe aus dem Beamtendeutsch:

A

Aktenbock – Kleines Gestell oder Ablage, auf dem Akten für die Bearbeitung zwischengelagert werden.

Aktenhund – Humorvoller Begriff für eine Dokumenten-Ablage.

Aktenplan – System zur Ordnung von Akten in der Verwaltung.

Akteneinsicht – Das Recht, in die Akten einer Behörde Einsicht zu nehmen, um Informationen zu einem Vorgang zu erhalten.

Anlasslose Kommunikation – Austausch von Informationen ohne einen direkten Anlass, meist zur Förderung des allgemeinen Informationsstands.

Amtsraumschmuck – Dekoration für Büros oder Amtsräume.

Amtshilfegesuch – Bitte um Unterstützung durch eine andere Behörde.

Am Ende des Tages – Umschreibung für das endgültige Fazit oder den entscheidenden Punkt einer Diskussion oder Tätigkeit.

Auf dem Dienstweg (adD) – Weitergabe von Informationen oder Entscheidungen über den offiziellen, vorgeschriebenen Verwaltungsweg.

Aufgabenkritik – Überprüfung, ob Aufgaben noch sinnvoll und notwendig sind.

Auftaktveranstaltung – Eröffnungsveranstaltung eines Projekts.

B

Badische Aktenheftung – Bestimmte Art, Dokumente zu binden.

Badische Aktenordnung – Humorvolle Bezeichnung für eine kreative, aber nicht standardisierte Methode, Akten zu organisieren.

Beamtenmikado – Scherzhaftes Spiel mit der Regel: „Wer sich zuerst bewegt, verliert“ – ironisch für das Zögern, Verantwortung zu übernehmen.

Befehl – Ziel oder Aufgabe, die erledigt werden soll.

Betriebsprüfdienst – Abteilung oder Einheit, die die Einhaltung steuerlicher Vorschriften bei Unternehmen überprüft.

Bescheinigung – Ein offizielles Dokument, das den Nachweis oder die Bestätigung einer bestimmten Tatsache liefert.

Beschlusswesen – Formale Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen in Sitzungen oder Gremien.

Blaupause – Muster oder Vorlage für die Umsetzung eines Projekts.

C

Chefvorbehalt – Vorgang oder Entscheidung, die nur von der Amtsleitung genehmigt werden darf.

Compliance-Prüfung – Überprüfung, ob Vorgänge den internen Richtlinien oder gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

D

Das Doing – Umgangssprachlich für die praktische Umsetzung von Aufgaben oder Projekten.

Das nehmen wir mal mit – Höfliche Floskel, um eine Entscheidung oder Diskussion aufzuschieben.

Deichmeisterei – Verwaltungseinheit, die für die Wartung und den Schutz von Deichen und Hochwasserschutzanlagen zuständig ist.

Dienstanweisung – Offizielle Anordnung, die von Vorgesetzten an Mitarbeitende weitergegeben wird und verbindlich umzusetzen ist.

Dienstvereinbarung – Vereinbarung zwischen Dienststellenleitung und Personalvertretung über Arbeitsbedingungen oder organisatorische Themen.

Dienstweg – Offizieller Weg zur Weitergabe von Informationen.

Die Dienstherrin – Weibliche Leitung einer Behörde.

Die Dienststelle – Büro oder Abteilung in einer Behörde.

Dienstleistungsgesetz – Gesetz, das die Regelungen und Standards für die Erbringung von öffentlichen Dienstleistungen festlegt.

Die zuständige Stelle – Die Abteilung oder Person, die rechtlich oder organisatorisch verantwortlich für eine Angelegenheit ist.

Durchführung der Maßnahme – Formale Umsetzung eines zuvor beschlossenen oder geplanten Vorgangs.

Durchschrift – Kopie eines Schriftstücks, die für weitere Bearbeitungszwecke oder als Nachweis dient.

E

E-Akte – Elektronische Akte, die digital bearbeitet wird.

Ende der Karriere (EDEKA) – Humorvolle Abkürzung für das Erreichen der Höchststufe einer Laufbahn ohne weitere Aufstiegsmöglichkeiten.

Einachsiger Dreiseitenkipper – Amtsdeutsch für eine Schubkarre.

Eingriffsverwaltung – Bereich der Verwaltung, in dem durch staatliches Handeln Rechte oder Freiheiten der Bürger eingeschränkt werden.

Entscheidungsvorlage – Schriftliche Zusammenstellung aller relevanten Informationen, um eine Entscheidung herbeizuführen.

Es besteht Einvernehmen – Höfliche Umschreibung dafür, dass alle Beteiligten einer Entscheidung oder einem Vorgehen zugestimmt haben.

Erwerbsminderungsrenten-Bestandsverbesserungs-Abzahlungsgesetz – Humorvolle Bezeichnung für besonders lange Gesetzesnamen im Beamtendeutsch.

Ergänzende Informationen – Zusätzliche, ergänzende Details, die für eine Entscheidung oder Bearbeitung erforderlich sind.

Elfenbeinturm – Ironische Bezeichnung für eine isolierte, praxisferne Haltung innerhalb der Verwaltung.

Elektronische Postwurfsendung – Verteilen von Informationen per E-Mail an einen großen Empfängerkreis.

Elektronische Laufmappe – Digitale Version der Umlaufmappe, in der Dokumente für die Bearbeitung an verschiedene Stationen geschickt werden.

F

Fachverfahren – Spezialisierte Software oder Prozesse für bestimmte Verwaltungsaufgaben.

Fahrgastwechselzeit – Zeit, die ein Bus an einer Haltestelle für den Ein- und Ausstieg benötigt.

Fahrzeugrückhaltesystem – Schutz-/Leitplanke.

Fayolsche Brücke – Direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden ohne den Umweg über hierarchische Vorgesetzte, um Prozesse zu beschleunigen.

Faxen – Veraltete Methode der Übertragung von Dokumenten; heute oft ironisch gemeint.

Fehlanzeige – Meldung, dass kein Ergebnis oder keine Erkenntnis vorliegt.

Fehlanzeige ist notwendig – Hinweis, dass auch das Nichtvorhandensein einer Sache gemeldet werden muss.

fernmündlich – Kommunikation per Telefon.

Flurfunk – Informeller Austausch von Neuigkeiten unter Kollegen.

FR – fernmündliche Rücksprache; telefonieren.

Fremdleistungsbeschaffung – Beschaffung von externen Dienstleistungen oder Produkten durch die Verwaltung.

Förderung – Unterstützung, meist finanzieller Art, die durch den Staat oder eine Institution gewährt wird.

G

Ganzheitlicher Verwaltungsansatz – Die gesamte Verwaltung wird in Entscheidungen einbezogen.

Geschäftsordnung – Regelwerk, das die Abläufe in Gremien oder Behörden festlegt.

Großräumiges Straßenbegleit-Grün – Pflanzen und Grünflächen entlang von Straßen.

Grundstücksentwässerungsanlage – Systeme zur Ableitung von Wasser auf oder von Grundstücken, wie Kanäle oder Gräben.

H

Haben wir schon immer so gemacht – Argument für die Beibehaltung alter Prozesse.

Habitualisierung – Prozess, in dem ein bestimmtes Verhalten zur Routine wird, häufig im Kontext von Arbeitsabläufen.

Haushaltskonsolidierungskonzept – Plan, um die Ausgaben und Einnahmen einer Stadt oder eines Landes auszugleichen.

Höhergruppierungsantrag – Antrag auf eine höhere Eingruppierung in der Gehaltstabelle des öffentlichen Dienstes, basierend auf neuen Aufgaben oder Qualifikationen.

I

In Kopie nehmen – Jemanden per E-Mail oder auf anderem Wege über einen Vorgang informieren, ohne dass direkte Mitwirkung erforderlich ist.

In Verstoß geraten – Formulierung, wenn gegen Vorschriften oder Gesetze unabsichtlich verstoßen wurde.

Innenrevision – Interne Prüfabteilung, die die Einhaltung von Richtlinien, Prozessen und Gesetzen innerhalb der Behörde überprüft.

Institutionalisierung – Der Prozess, etwas dauerhaft in der Organisation zu etablieren, wie Regeln oder Strukturen.

J

Journal Fixe – Regelmäßiges Meeting, meist mit fester Agenda und Teilnehmerliste.

Justizialer Vorbehalt – Fälle, die eine gerichtliche Klärung erfordern oder rechtliche Expertise notwendig machen.

K

Kernarbeitszeit – Zeitraum während der Arbeitszeit, in dem alle Mitarbeitenden anwesend sein müssen.

Konsolidierte Zeitplanung – Zusammenführung von Zeitplänen, um Ressourcen optimal zu nutzen und Überschneidungen zu vermeiden.

Klimafolgenanpassungskonzept – Plan zur Anpassung an die Auswirkungen des Klimawandels, beispielsweise durch bauliche oder organisatorische Maßnahmen.

L

Laufbahnbefähigung – Qualifikation für eine bestimmte Stelle im öffentlichen Dienst, meist durch Ausbildung oder Studium erlangt.

Lichtsignalanlage (LSA) – Fachbegriff für eine Ampel.

Lösungsorientierte Problembewältigung – Ansatz, Probleme pragmatisch und ergebnisorientiert zu lösen.

M

Mahlzeit! – Begrüßung im Amt, oft zur Mittagszeit, auch als allgemeiner Gruß verwendet.

Materielle Präklusion – Verlust von Rechten oder Ansprüchen, weil eine gesetzte Frist nicht eingehalten wurde.

m.d.B.um RS – Mit der Bitte um Rücksprache; höfliche Aufforderung zur Klärung.

medienbruchfrei – Prozesse oder Kommunikation ohne Wechsel zwischen analogen und digitalen Medien.

Mitzeichnungsverfahren – Prozess, bei dem mehrere Personen ein Dokument abzeichnen oder bestätigen müssen.

Mitarbeiterbesprechungsrunde – Interne Sitzung, in der Mitarbeitende über aktuelle Themen informiert und eingebunden werden.

N

Need to know – Information, die nur an diejenigen weitergegeben wird, die sie zwingend benötigen.

Nice to have – Zusätzliche, aber nicht zwingend erforderliche Funktionen oder Eigenschaften eines Projekts.

Nicht begünstigtes Dauerverlustgeschäft – Geschäft, das langfristig keinen Gewinn erzielt und nicht von steuerlichen Vorteilen profitiert.

Nicht unsere Zuständigkeit – Standardantwort, wenn eine Anfrage in den Aufgabenbereich einer anderen Behörde oder Abteilung fällt.

O

Organisationsverschulden – Fehler, der durch unzureichende Organisation einer Behörde entsteht.

Oberste Dienstbehörde – Höchste Verwaltungsstelle, z.B. ein Ministerium.

P

Planfeststellungsverfahren – Genehmigungsverfahren für große Bauprojekte, bei dem alle Betroffenen angehört und rechtliche Grundlagen geprüft werden.

Postmappe im Umlaufverfahren – Physische Mappe mit Dokumenten, die verschiedene Stationen durchläuft, um bearbeitet zu werden.

Prozessoptimierung – Verbesserung von Abläufen, um sie effizienter oder schneller zu gestalten.

Q

Qualifizierungsoffensive – Maßnahmen zur Weiterbildung von Verwaltungsmitarbeitenden.

Querschnittsaufgabe – Aufgabe, die mehrere Abteilungen oder Ressorts betrifft.

R

Registermodernisierungsgesetz – Gesetz zur Digitalisierung und verbesserten Verwaltung von Registern und Datenbanken.

Remonstrieren – Einspruch eines Beamten gegen eine Anweisung, die er für rechtswidrig oder unzweckmäßig hält.

Ressortumlauf – Weitergabe von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Ressorts.

RS – Rücksprache; etwas fordernder als „m.d.B.um RS“.

S

Sachbearbeiterin – Heldin der Verwaltung, die dafür sorgt, dass Prozesse effizient bearbeitet werden und Bürgeranliegen gelöst werden. Humorvoll auch als Heldin des Amtsalltags bezeichnet.

Sachbearbeitung – Bearbeitung eines bestimmten Verwaltungsfalls durch einen Sachbearbeiter.

Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz – Regelung zur Anschaffung umweltfreundlicher Fahrzeuge für den öffentlichen Sektor.

Servicezeit – Zeit, in der eine Behörde Bürgeranliegen bearbeitet oder einen Ansprechpartner bietet.

Schlank! – Kurz und prägnant formuliert.

SchlaDo – „Scheiß langer Donnerstag“; Amtsdeutsch für den Tag mit den langen Öffnungszeiten des Rathauses.

Schriftformerfordernis – Vorschrift, dass eine Erklärung oder ein Vorgang schriftlich erfolgen muss.

SE (Sachentscheidung) – Finale Entscheidung in einem Verwaltungsprozess.

Sich ins Benehmen setzen – Offizielle Formulierung für das Abstimmen oder Besprechen mit einer anderen Stelle oder Person.

Steuerpflichtiger (Stpfl.) – Person oder Firma, die Steuern zahlen muss.

Stempel „Stimmt mit dem Original überein“ – Bestätigung, dass eine Kopie korrekt und unverändert ist.

T

Telefonschaltkonferenz (TSK) – Besprechung mit mehreren Teilnehmern per Telefon.

Terminvorbereitung – Planung und Organisation eines Termins, z. B. mit notwendigen Unterlagen und Gesprächsnotizen.

U

Umlaufmappe – Mappe, die verschiedene Personen zur Bearbeitung durchlaufen muss.

Unterbringungseinrichtung für Ausreisepflichtige (UfA) – Einrichtung, in der Menschen untergebracht werden, die zur Ausreise verpflichtet sind.

V

Verfahrensfolge – Vorgeschriebene Schritte in einem Prozess.

Verfahrensvereinfachung – Vereinfachung von bürokratischen Abläufen.

Verfahrensverschleppung – Unnötiges Verzögern von Abläufen, häufig durch bürokratische Prozesse.

Vergabevorbereitungsvermerk (Vgvbv) – Notiz zur Planung einer Ausschreibung.

Verhandlungsverfahren – Ausschreibungsverfahren, bei dem ein Dialog zwischen Auftraggeber und Anbieter stattfindet, um die besten Konditionen zu erzielen.

Verschwenkung – Leichte Kurve oder Umleitung, z. B. im Straßenbau.

Vertrauen (sie drauf) – Aufforderung oder Hinweis, sich auf eine Zusicherung zu verlassen.

Verschlimmbesserung – Beabsichtigte Verbesserung, die jedoch eine Verschlechterung zur Folge hat.

Verwaltungsvorschrift – Eine verbindliche Anweisung zur Durchführung von Verwaltungsverfahren, die von einer Behörde erlassen wird.

Vierfachvordruck – Ein Formular mit vier identischen Exemplaren, jeweils für unterschiedliche Zwecke.

Vollstreckbarkeitsbescheinigung – Dokument, das eine Forderung rechtskräftig macht.

W

Weisung – Offizielle Anordnung, die verbindlich umzusetzen ist.

Wellenlänge – Umgangssprachlich für die Qualität des gegenseitigen Verständnisses zwischen zwei Personen oder Stellen.

Wiedervorlage (WV) – Erinnerung an eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt.

X

Xerox-Kopie – Umgangssprachlich für eine Kopie, die meist mit einem bestimmten Kopierer erstellt wurde.

XML-Schnittstelle – Technischer Begriff für den Datenaustausch zwischen Fachanwendungen im Verwaltungskontext.

Y

Y-Achse-Prinzip – Fachjargon für die Visualisierung von Prozessen oder statistischen Daten.

Youth Empowerment Programm – Initiativen zur Förderung von Jugendlichen, insbesondere bei Bildungsprojekten.

Z

Zu den Akten (zdA) – Abschluss eines Vorgangs, der in den Akten archiviert wird.

zuständigkeitshalber – Hinweis, dass etwas an die zuständige Stelle weitergeleitet wird.

Zielorientiertes Verwaltungshandeln – Entscheidungen und Prozesse, die klar auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet sind.

z.K. (zur Kenntnis) – Hinweis, dass jemand etwas zur Information erhalten soll.

Zuständigkeit prüfen – Prüfung, welche Behörde oder Abteilung für einen Vorgang verantwortlich ist.

Zusammenführung von Verwaltungsprozessen – Effizientere Organisation und Bündelung von Aufgaben und Abläufen.

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