Schnittstellenarbeit – Niemand versteht mich!
Die Kolleg*innen halten Social Media für Quatsch? Der Chef will immer nur das langweilige Handshake-Bild? Und aus den Kindergärten kommen immer acht Seiten Aufsatz vom letzten Ausflug? Tja, deren Job ist es ja auch nicht, gute Social-Media-Arbeit zu machen, sondern unserer! Man macht sich selbst das Leben leichter, wenn man sehr klar kommuniziert, was gebraucht wird, in welcher Form und zu welchen Zeiten. Natürlich ist es nicht immer so leicht wie es klingt. Deshalb haben wir hier die besten Tipps aus der echten, ungeschönten Praxis, wie Schnittstellenarbeit in der Behörde halbwegs stressfrei klappen kann. Aber die wichtigste Botschaft: Ihr seid nicht allein, haltet durch!
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So geht Schnittstellenarbeit in der Behörde!
Du hast das Gefühl, dass deine Kolleg*innen dich und deine Arbeit nicht verstehen? Dann geht es dir wie Julia. Wir nehmen dich an die Hand und zeigen dir wie du erfolgreiche Schnittstellenarbeit in der Behörde betreiben kannst.
➡️ Als Social Media Beauftragte/r braucht man oft Hilfe von Experten und von Kolleg*innen aus anderen Fachabteilungen. Dazu zählen z.B. das Bauamt oder die Wirtschaftsförderung. Hier entstehen Schnittstellen zwischen den Abteilungen der Kommune und man muss zusammenarbeiten und vor allem Informationen austauschen und erfragen. Und das ist in Ordnung!
Niemand versteht mich!
Genau dieses Gefühl kennen wir, denn in einer Kommune gibt es viele Expert*innen in ihren Fachbereichen, aber selten kommt jemand aus der Kommunikation oder geschweige denn hat jemand der Kolleg*innen eine Ausbildung im kommunikativen Bereich absolviert. Das soll jetzt natürlich nicht negativ gemeint sein, aber wenn man als Kommunikationsexpert*in in eine Kommune kommt, kann man durchaus erstmal das Gefühl haben, dass einen keiner versteht! Und genau da sollte man jetzt ansetzen und versuchen so klar zu kommunizieren, dass einen jeder verstehen kann. Das fängt schon damit an, erklären zu müssen, wieso wir Social Media für Behörden brauchen und warum es wichtig ist!
Basisarbeit – Warum überhaupt Social Media?
Bevor es in den Prozess geht: Was brauche ich? Wie brauche ich es aufbereitet? Welchen Inhalt benötige ich?, geht es erst einmal darum, überhaupt klar zu machen, warum wir Social Media in unserer Kommune benötigen. Man muss grundsätzlich die Mitarbeiter*innen überzeugen, dass die neuen Social Media Kanäle sinnvoll sind.
‼️ Das sollte nämlich unbedingt erklärt und geklärt werden, bevor man mit der Tür ins Haus fällt und Material von den Kolleg*innen fordert und sie sich noch gar nicht mit dem Thema Kommunen Social Media beschäftigt haben und garnicht wissen was du von ihnen willst.
Social Media erfolgreich pitchen!
Stelle beide Arten von Kommunikation auf dasselbe Level und überlege dir dann, was die Fragen der Kolleg*innen sein könnten und wie du sie widerlegen kannst. Zeige gerne auch ein positives Beispiel von anderen vor, sodass sich die Kolleg*innen etwas darunter vorstellen können.
- Warum machen wir Social Media?
- Wen erreichen wir damit?
- Was können wir damit erreichen?
- Wie möchten wir kommunizieren?
➡️ Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Blogbeitrag: #2 – 15 Argumente für Social Media von der Stadt
Kommunikationskonzept
Erarbeite anschließend ein Konzept für die Social Media Kommunikation deiner Kommune und stelle diese allen relevanten Personen vor. Im Anschluss kannst du alle dann noch offenen Fragen transparent beantworten. ABER am besten fängst du nebenbei schon mit deiner Arbeit an und zeigst praxisorientiert, wie es funktionieren kann. Auch hier empfehlen wir wieder: anfangen und einfach mal machen.😁
Das muss natürlich kein riesiges Kommunikationskonzept sein, sondern einfach eine Strategie, ein Konzept, mit dem du selbst gut arbeiten kannst und mit dem du deine Intentionen und dein Ziel vermitteln kannst. Ein Konzept an dem sich alle orientieren können, um das Ganze immer besser zu verstehen und nachvollziehen zu können. Damit schlägst du gleich zwei Klappen: auf der einen Seite strukturierst du deine Arbeit und auf der anderen Seite bringst du deine Arbeit den Kolleg*innen näher.
💡Tipp: Wenn deine Kommune ein eigenes Intranet nutzt, kannst du auch die Social Media Kanäle darin einbinden. So kann jeder sehen, was auf den Kanälen passiert, ohne selbst einen Account dort haben zu müssen.
Warum spielt dieses oder jenes Thema plötzlich auf Social Media eine Rolle?
Hast du dein Konzept erstellt und anderen Kolleg*innen vorgestellt, ist klar was die nächsten Schritte sein werden. Aber oft kommt die Unsicherheit doch noch einen Schritt weiter vorne. Denn ganz oft stellen sich Mitarbeiter*innen die Frage, warum jetzt genau das eine Thema plötzlich auch für Social Media relevant sein soll. Aber mal angenommen man würde ihnen auftragen, eine Pressemitteilung zu diesem Thema zu schreiben, würde das niemand hinterfragen, warum?!
➡️ Ganz einfach: eine Pressemitteilung ist ein bewährtes Mittel der Kommunikation und ist so etabliert, dass es niemand mehr hinterfragt. Bei Social Media ist das noch nicht der Fall und es ist genau deine Aufgabe die sozialen Medien auf ein gleiches Level wie die klassischen Kommunikations-Tools zu heben.
Hier verweisen wir gerne auf unseren Bullshit Bingo Beitrag mit allen Klischees über Social Media.
Klar kommunizieren.
Zu Beginn ist es wichtig zu wissen, auf welche Schnittstellen man sich verlassen kann und von wem man gute Themen und Inhalte geliefert bekommt. Zeige auf Social Media so viele Facetten einer Kommune wie möglich.
💡Tipp: Halte z.B. regelmäßige Redaktion Meetings mit den Kolleg*innen aus verschiedenen Fachabteilungen/Schnittstellen. Das kann bedeuten, dass du dich 1x im Monat mit den wichtigsten Akteuren zusammensetzt und besprichst, was in der nächsten Zeit ansteht. Oder du versuchst, bei wichtigen Führungsrunden dabei zu sein, um zu wissen, was die übergeordneten Themen sind.
Am einfachsten ist es natürlich, regelmäßig Mails zu verschicken, nach aktuellen Themen zu fragen und darum zu bitten, dir immer die wichtigsten Themen zukommen zu lassen.
‼️ Aber Vorsicht: dann muss man damit auch umgehen können. Denn hier läuft man Gefahr, dass man dann mit Themen und Informationen überflutet wird und nicht mehr mit der Bearbeitung hinterherkommt oder versucht alles auf Social Media abzubilden.
Vorlagen verteilen und Themen sammeln
Erstelle eine Vorlage, die du den Kolleg*innen der Fachabteilungen zur Verfügung stellst, in die sie dann alle wichtigen Informationen und Themen kurz und knapp reinschreiben können, sodass du effizient damit arbeiten kannst. Wichtig dabei ist, dass du die Vorlage so einfach wie möglich machst, sodass du nicht noch weitere Rückfragen stellen musst und somit die Prozesse effizient vereinfachen kannst. So weiß jeder was er einzutragen hat und du kannst die Informationen wunderbar verwerten.
Die Vorlage sollte die 5 W-Fragen beinhalten und beantworten können:
- Was?
- Wann?
- Wie viele?
- Wer?
- Wo?
- ggf. noch Bilder und Zitate anfordern
✅ Alle relevanten Themen rechtzeitig sammeln und erhalten. ✅ Themen priorisieren und eine Ausgeglichenheit schaffen. ✅ Ergänzende Themen sammeln und ggf. mit einbeziehen
Alles braucht Zeit
Und vor allem Kontinuität. Natürlich möchten wir dir so viele Informationen und Tipps wie möglich mit an die Hand geben, aber die Umsetzung und Implementierung in deiner Kommune braucht Zeit. Denn nichts funktioniert von heute auf morgen. Diese Entwicklung ist ein Prozess und braucht Kontinuität, dass dann endlich jeder verstanden hat, warum wir Social Media brauchen.
💡Tipp: Verschaffe dir einen Überblick über alle Abteilungen und deren Kontaktperson, die deine Schnittstelle sein wird. So kannst du alle relevanten Themen sammeln und z.B. einen Jahresüberblick erstellen worin du dann immer genau sehen kannst, was in nächster Zeit alles ansteht. Dabei ist es dann hilfreich, wenn du weißt, wo du welche Informationen zu dem jeweiligen Thema herbekommst.
FAZIT Schnittstellenarbeit
Social Media Kommunikation mit Kommunen relevanten Themen erfordert sehr viel Koordination und Organisation. Versuche so effizient wie möglich zu arbeiten und genaue Anforderungen an die Kollgen*innen zu stellen, sodass du die Themen gut verarbeiten kannst. Denn die Kolleg*innen aus den verschiedenen Schnittstellen müssen nicht deine Arbeit machen, sondern dich über die Themen nur so informieren, dass du nicht Tausende Nachfragen stellen musst.
- Welche Themen habe ich?
- Wie stelle ich sicher, dass ich an die Informationen komme?
- Wie stelle ich sicher, dass die Prozesse so sind, dass ich auch alle Themen bearbeiten kann und nicht überflutet werde?
- Wie kann ich so konkret wie möglich mit den Schnittstellen kommunizieren?
➡️ Die Basisarbeit ist wichtig! Da wird man nicht drum herum kommen und es ergibt auch gar keinen Sinn externe Agenturen damit zu beauftragen!
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