Ein Klon für die Kommunikation – KI trifft Kreisverwaltung

Wie der Landkreis Darmstadt-Dieburg mit KI die Verwaltung menschlicher, nahbarer und effizienter macht

Digitalisierung in der Verwaltung – das bedeutet nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch neue Formen der Kommunikation. Während viele Behörden noch darüber nachdenken, wie sie mit KI sinnvoll arbeiten können, macht der Landkreis Darmstadt-Dieburg (LaDaDi) es einfach: Er lässt sich von einem digitalen Klon die Nachrichten sprechen. Und zwar regelmäßig, professionell – und überraschend nahbar.

Wir haben im Amtshelden Podcast mit Lisa Lange und Stefan Weber gesprochen, die in der Pressestelle des Kreises arbeiten – genauer gesagt im Team „Kommunikation, Presse und Strategie“. Herausgekommen ist ein spannender Einblick in ein Projekt, das zeigt: Behördenkommunikation kann gleichzeitig innovativ, glaubwürdig und verantwortungsvoll sein.

Von der Idee zur Umsetzung: Der digitale Nachrichtensprecher

Alles begann mit dem Wunsch, Informationen aus der Kreisverwaltung schneller, verständlicher und visuell ansprechend aufzubereiten. Dabei sollte nicht nur textlich informiert werden, sondern auch ein echtes Gesicht aus der Verwaltung zu sehen sein – ohne dabei jede Woche vor der Kamera stehen zu müssen. Die Lösung: ein digitaler Klon, der mit Hilfe von HeyGen, einer Video-KI-Plattform, erstellt wurde.

Die Wahl fiel auf den Kollegen Jan, Kreisarchivar mit Ausstrahlung und Charisma. Lisa produzierte ein kurzes Video von ihm vor einem Greenscreen, aus dem dann der KI-Jan entstand: ein täuschend echter Avatar, der Texte mit echter Stimme, Mimik und Gestik seines Vorbilds vorträgt – auch wenn dieser sie nie selbst gesagt hat.

ChatGPT schreibt mit: Von der Pressemeldung zur Video-Nachricht

Die Inhalte für den digitalen Nachrichtensprecher stammen nicht aus dem Nichts. Stefan entwickelte ein individuelles GPT-Skript, das Pressemeldungen inhaltlich prüft, kürzt und so aufbereitet, dass sie sich in 90 bis 120 Sekunden gut als Nachrichtensendung eignen.

Das Skript erkennt sogar potenziell kontroverse Themen und schlägt nur Inhalte vor, die auch kommunikativ sinnvoll sind. Anschließend wandern diese Texte an Lisa, die sie in das HeyGen-System eingibt – inklusive Feinkorrektur für Namen, Jahreszahlen und Aussprache. Das fertige Video wird schließlich mit Untertiteln und passenden Bildern ergänzt und auf YouTube, Instagram sowie im LaDaDi-Newsletter veröffentlicht.

Warum ein echter Mensch – und kein Stock-Avatar?

Die bewusste Entscheidung für ein Gesicht aus der eigenen Verwaltung ist Teil der Kommunikationsstrategie. „Wir wollten echte Menschen zeigen, die bei uns arbeiten – um die Behörde greifbarer zu machen“, sagt Lisa. Dass Jan „nur“ ein digitaler Klon ist, spielt dabei eine untergeordnete Rolle – denn er ist trotzdem jemand aus dem Team.

Klar ist auch: Jan soll nicht auf ewig der Einzige bleiben. In Zukunft sollen weitere Kolleginnen und Kollegen ihren digitalen Zwilling bekommen – um Vielfalt zu zeigen und den Kreis noch persönlicher wirken zu lassen.

Zwischen Sprachausgabe und Sprachgrenzen: Wie KI neue Türen öffnet

Ein besonders spannender Ausblick betrifft die Mehrsprachigkeit. Gerade in einer heterogenen Gesellschaft mit vielen nicht-deutschsprachigen Bürger:innen liegt hier großes Potenzial. KI kann Erklärvideos zu Formularen, Anträgen oder Prozessen in mehreren Sprachen generieren – schnell, skalierbar und barrierearm. Genau hier setzen die nächsten Ideen im LaDaDi-Team an.

KI? Ja. Aber verantwortungsvoll.

Natürlich bleibt bei all dem Innovationsgeist das Thema Datenschutz und Ethik nicht außen vor. Die Inhalte, die verwendet werden, stammen ausschließlich aus bereits veröffentlichtem Material, z. B. Pressemitteilungen oder Newslettern. Es wird transparent gekennzeichnet, wenn KI im Spiel ist. Und alle Videos werden redaktionell geprüft, bevor sie online gehen. Der KI-Jan mag digital sein – die Verantwortung bleibt menschlich.

Ein Vorbild mit Signalwirkung

Was bleibt, ist ein Best Practice für moderne Behördenkommunikation:

✅ Ein fester Workflow für die Produktion regelmäßiger Inhalte.
✅ Kosteneffizient durch KI-Unterstützung.
✅ Nahbar durch ein Gesicht aus dem eigenen Team.
✅ Reichweitenstark durch Videoformate, die auf Social Media funktionieren.
✅ Sensibilisierend für den Umgang mit KI-generierten Inhalten.

Lisa und Stefan betonen im Gespräch: Die Hemmschwelle war niedrig, weil sie Vertrauen von oben bekamen. Die Fachbereichsleitung und Verwaltungsspitze standen hinter dem Projekt – ein entscheidender Erfolgsfaktor. „Nur wer ausprobiert, kann auch lernen“, sagt Stefan. Und das Experimentieren zahlt sich offenbar aus: LaDaDi war mit dem Format für den Deutschen Preis für Onlinekommunikation nominiert und hat sich damit bundesweit sichtbar gemacht.

Fazit: Einfach machen – aber mit Plan

Der Landkreis Darmstadt-Dieburg zeigt, was möglich ist, wenn man sich traut: Verwaltung darf Gesicht zeigen, darf neugierig sein, darf neue Wege gehen. Nicht alles muss perfekt sein – aber es darf menschenzentriert, transparent und mutig sein.

Die vielleicht wichtigste Botschaft: Man muss nicht alles selber machen. Das Team um Lisa und Stefan teilt seine Erfahrungen und Skripts gern mit anderen Behörden. Denn eines ist sicher: Wenn wir Wissen teilen, dann wird aus einem Experiment ein echter Fortschritt.

Solltest du Fragen oder Anmerkungen haben, schicke uns gerne eine E-Mail an hallo@amtshelden.de. Ihr kommt in eurer Stadt mit Social Media nicht wirklich voran? Dann haben wir vielleicht was für dich – schau dir mal unser Amtfluencer-Programm an.