WhatsApp-Kanäle für Behörden – 4 Strategische Ansätze

Noch ein Kanal – oder wichtige Ergänzung im Kommunikationsmix? Wie sieht eine sinnvolle Strategie für den Einsatz von WhatsApp-Kanälen aus? Wir haben vier strategische Ansätze entwickelt, die Behörden nutzen können, um Zielgruppen effektiv zu erreichen.
Vier strategische Ansätze
1. Recruiting – Spezifische Zielgruppen gezielt ansprechen
Für das Recruiting bietet WhatsApp eine besondere Chance, da es möglich ist, direkt und persönlich mit potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern zu kommunizieren. Besonders im öffentlichen Dienst, wo der Fachkräftemangel spürbar ist, können Behörden gezielte Recruiting-Kampagnen über WhatsApp-Kanäle starten. Hierbei geht es darum, eine ganz spezifische Zielgruppe mit einem ganz spezifischen Thema anzusprechen, wie beispielsweise die Frage „How to work“ oder „Where to work“ in der öffentlichen Verwaltung.
Ein personalisierter WhatsApp-Kanal kann potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern einen authentischen Einblick in den Arbeitsalltag bieten. Behörden können beispielsweise kurze Videos oder Sprachnachrichten teilen, in denen Mitarbeitende über ihre Aufgaben und Erfahrungen berichten. Auch die Kommunikation in einfacher, lockerer Sprache, wie man sie aus privaten Chats kennt, fördert das Gefühl der Nähe und Authentizität.
Vorteile:
- Direkte Ansprache der Zielgruppe ohne Umwege.
- Einblicke in den echten Arbeitsalltag.
- Lockere und persönliche Sprache fördert Nähe und Authentizität.
Best Practice: Polizei NRW Karriere



2. News – Der WhatsApp-Newsletter als Informationshub
Ein weiteres Potenzial von WhatsApp liegt in der Verbreitung von News und aktuellen Informationen. Behörden können einen WhatsApp-Kanal als eine andere Art von Newsletter nutzen, um die Bevölkerung über neue Entwicklungen, wichtige Termine oder Veranstaltungen zu informieren. Im Gegensatz zum klassischen E-Mail-Newsletter hat der WhatsApp-Newsletter den Vorteil, dass er Menschen direkt auf ihrem Smartphone erreicht – ohne den Umweg über den Posteingang, der oft voll oder unübersichtlich ist.
Ein WhatsApp-Newsletter ist übersichtlicher und direkter: Statt langer Texte sollten hier kurze Hinweise mit Links zu weiterführenden Informationen genutzt werden. Dadurch kann die Behörde aktuelle Themen effizient vermitteln und die Reichweite steigern. Die Frage, ob ein WhatsApp-Newsletter den klassischen E-Mail-Newsletter langfristig ersetzen könnte, ist nicht unbegründet, da deutlich mehr Menschen über WhatsApp direkt erreichbar sind.
Vorteile:
- Direkte Reichweite und weniger Konkurrenz mit anderen Medien.
- Übersichtliche Informationen mit Links zu weiterführenden Themen.
- Erreicht auch Menschen, die E-Mails weniger nutzen.
Best Practices:



3. Krisenkommunikation – Schnelle und gezielte Warnungen
WhatsApp eignet sich zusätzlich hervorragend für die Krisenkommunikation, da man Bürgerinnen und Bürger unmittelbar erreichen kann. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Stadt Köln, die ihren WhatsApp-Kanal nicht nur für allgemeine Infos nutzt, sondern auch im Krisenfall aktiv einsetzt. Alternativ könnte ein spezieller Kanal, wie etwa der RTK112-Channel im Rheingau-Taunus-Kreis, ausschließlich für Krisenkommunikation eingerichtet werden. Solche Kanäle könnten Bürgerinnen und Bürger in Notsituationen über wichtige Sicherheitsmaßnahmen, Evakuierungen oder Gefahren informieren.
Der große Vorteil dabei ist die Schnelligkeit und die Unmittelbarkeit der Kommunikation: Im Krisenfall zählt jede Minute, und über WhatsApp lassen sich Informationen in Echtzeit verbreiten, ohne dass sie durch Algorithmen gefiltert werden.
Vorteile:
- Echtzeit-Kommunikation im Krisenfall.
- Unmittelbare Erreichbarkeit auf dem Smartphone.
- Keine Beeinflussung durch Algorithmen.
Best Practice: Stadt Köln



Voller Fokus auf die Krisenkommunikation: RTK112
- Nur in der Krise
- Wir wollen auf den Sperrbildschirm!
- Ad hoc, ohne Algorithmus, direkte Information

4. Personal Branding – Authentische Einblicke in den Arbeitsalltag
Ein besonders spannender Ansatz für Behörden ist die Nutzung von WhatsApp-Kanälen für Personal Branding. Statt eines offiziellen Verwaltungskanals könnte eine Person, wie der Bürgermeister oder ein Auszubildender, einen persönlichen Kanal betreiben und so aus dem Arbeitsalltag berichten. Dieser Ansatz fördert eine authentische und direkte Kommunikation, bei der man in der gleichen einfachen und lockeren Sprache wie in privaten Chats kommuniziert.
Beispiele könnten sein: „Hi, heute bin ich ein bisschen müde, aber hilft ja nichts. Ab auf die Arbeit, weil heute stehen viele Termine an.“ Solche Nachrichten vermitteln Bürgerinnen und Bürgern einen persönlichen Zugang und schaffen Vertrauen. Behörden könnten so sympathisch und nahbar auftreten und gleichzeitig auf ihre Arbeit aufmerksam machen.
Vorteile:
- Persönliche Bindung zu Bürgerinnen und Bürgern.
- Authentische Einblicke in den Arbeitsalltag.
- Lockere und natürliche Kommunikation, wie sie auch in privaten Chats verwendet wird.
Best Practices:



WhatsApp-Kanäle bieten Behörden viele Möglichkeiten, ihre Kommunikationsstrategien zu modernisieren und ihre Zielgruppen auf direkte und persönliche Weise zu erreichen. Ob für Recruiting, News, Krisenkommunikation oder Personal Branding – jede dieser Strategien ermöglicht es, mit der Bevölkerung in einen unmittelbaren Dialog zu treten und wichtige Informationen schnell und effizient zu verbreiten. Behörden sollten sich diese vielfältigen Einsatzmöglichkeiten zunutze machen und WhatsApp-Kanäle als integralen Bestandteil ihres Kommunikationsmixes etablieren.
Vorteile von WhatsApp-Kanäle für Behörden auf einen Blick
- Direkt auf den Sperrbildschirm: Mit WhatsApp-Nachrichten landet ihr direkt auf dem Sperrbildschirm der Nutzerinnen und Nutzer – ohne dass ein Algorithmus die Reichweite beschränkt.
- Kein Algorithmus = Chronologisch: Im Gegensatz zu sozialen Medien wie Facebook oder Instagram gibt es keinen Algorithmus, der bestimmt, wann und wie Nachrichten angezeigt werden. So werden die Nachrichten auch chronologisch angezeigt, und die neueste Meldung erscheint zuerst.
- Ohne Community-Management: Zudem handelt es sich bei WhatsApp-Kanälen um eine Einbahn-Kommunikation, sodass kein Community-Management erforderlich ist.
- Super einfache Nutzung: WhatsApp ist den meisten Menschen vertraut. Es bedarf keiner großen Schulungen, um den Kanal einzurichten und zu betreiben – sowohl für Behörden als auch für Bürgerinnen und Bürger.
- Keine Kosten: Aktuell ist die Nutzung von WhatsApp-Kanälen kostenlos, was ihn besonders attraktiv für Behörden mit begrenzten Budgets macht.
Du möchtest über Themen aus der Behördenkommunikation immer up to date sein und Insides und Praxis Hacks von Julia und Christian erhalten? Dann abonniere jetzt unseren Newsletter!