In diesem Beitrag geht es um das aktuellste Thema in der Welt der sozialen Medien: WhatsApp-Kanäle! Ein Thema, das neben LinkedIn in der Behördenkommunikation aktuell für am meisten Bewegung sorgt. Es gab noch nie einen Kanal, der so schnell so viel Verbreitung, auch in der kommunalen Welt, gefunden hat. Die Entscheidung, einen solchen Kanal als Behörde zu nutzen, mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen, vor allem angesichts der Tatsache, dass Behörden normalerweise nicht als Vorreiter in Sachen neuer Technologien gelten, aber mittlerweile beschäftigen sich immer mehr Behörden mit diesem Thema. So auch Deliah Werkmeister und der Wetterau-Kreis.

LinkedIn: Deliah Werkmeister
Wetteraukreis Website: www.wetterauskreis.de
Wetteraukreis Instagram: @wetterauskreis
Wetteraukreis WhatsApp-Kanal: Wetteraukreis

Die 3 großen Meta Player

Wir haben das Gefühl, dass die drei großen Meta-Plattformen (Facebook, Instagram und WhatsApp) in Behörden unterschiedlich wahrgenommen werden, obwohl sie alle unter einem Dach angesiedelt sind. Facebook wird meistens als das Böse dargestellt, Instagram ist okay und WhatsApp der tolle neue Kanal, den jeder nutzen will. Aber warum ist das eine okay und das andere der Feind? Obwohl alle zu Meta gehören…

Laut Deliah hat das Ganze auch ein Stück weit etwas mit der Außendarstellung, also der Darstellung in den Medien, zu tun. Aber vor allem WhatsApp ist das Netzwerk, das fast jeder irgendwie benutzt. Da ist der Einstieg so niedrigschwellig. Ohne WhatsApp kommt man ja eigentlich gar nicht mehr richtig voran. Deshalb ist die Außenwahrnehmung da einfach eine andere, positivere. Zusätzlich ist wahrscheinlich gar nicht allen bewusst, dass das überhaupt ein Konzern ist oder es spielt oft einfach keine große Rolle bezüglich der Wahrnehmung. Siehe auch das Thema Datenschutz. Da geht es ja auch (meistens) immer nur um Facebook. Es geht nicht gegen den Konzern Meta und all seine Plattformen, was ehrlicherweise konsequent wäre, sondern da meistens ganz spezifisch um Facebook. 

Wahrscheinlich liegt es auch daran, dass viele Behörden mit Facebook teilweise echt schlechte Erfahrungen gemacht haben und ihnen Instagram vielleicht etwas lieber ist. Das kann vor allem auch an dem rauen Umgangston, der auf Facebook herrscht, liegen. Gerade während Corona gab es dort viele hitzige Diskussionen und Verschwörungstheorien, die auf Instagram beispielsweise schon weniger vorhanden waren. Und bei WhatsApp sind die Einstiegshürden einfach sehr gering, da es sowieso fast jeder nutzt. Jeder hat da irgendwie Berührungspunkte zu und das natürlich auch sehr persönlich.

WhatsApp ist irgendwie schon ein bekanntes Terrain – also jeder kann darüber sagen, dass er sich damit auskennt.

Deliah Werkmeister, Kleinstadtniveau POdcast, Folge 54

Warum ein WhatsApp-Kanal?!

Die Idee eines WhatsApp-Kanals für den Weiterau-Kreis lag schon länger in der Luft, aber zunächst fehlten die zeitlichen Ressourcen. Anfang des Jahres war dann die nötige Zeit da und Deliah befasste sich etwas intensiver mit dem Thema und schrieb ein erstes Konzept, wie das Ganze konkret für den Wetterau-Kreis aussehen könnte. Dabei hat sich dann herauskristallisiert, dass WhatsApp-Kanäle auf einer sehr breiten Basis genutzt werden. Also sowohl von Bundesligaverein, News-Portalen, als auch von Behörden.

Also zum Beispiel die Stadt Köln, aber auch der Bundestag ist dort schon vertreten und weist eine spannende Präsenz mit tollen Inhalten auf. Aber neben den großen Behörden sind auch schon kleinere Kommunen präsent. So kam die Idee, dass der Wetterau-Kreis es auch einfach ausprobieren könnte. Das Schöne ist eben auch, dass so ein Kanal in Null-Komma-nix eingerichtet ist, das geht super schnell und da braucht man nicht viele Einstellungen. Einfach loslegen und machen. 

Der große Vorteil von WhatsApp Kanälen

Der größte Vorteil von WhatsApp-Kanälen ist, dass man unabhängig von Algorithmen agieren kann, dass man direkt auf dem Handy der Leute landet, ohne dass man jemandem ausgespielt werden muss. Man landet direkt auf dem Sperrbildschirm der Zielgruppe. Aber das hat gleichzeitig auch den Nachteil, dass man sich nicht einfach durch seine vorhandene Sichtbarkeit weiterentwickeln kann. Das bedeutet, dass man dann viel in die Bewerbung des Kanals investieren muss.

Die richtige Strategie

1. Zielgruppe – Welche Zielgruppe will ich ansprechen?

Bei WhatsApp lässt sich die Zielgruppe nicht so einfach definieren, wie z.B. auf Instagram, worüber man eher die jüngere Zielgruppe ansprechen möchte und auf Facebook dann die 40- bis 60-jährigen. Bei WhatsApp ist aber die Durchmischung der Altersgruppen so enorm, dass der Wetterau-Kreis zunächst keine klare Zielgruppe definiert hat und die Interessierten erst einmal auf sie zukommen lassen und dann kristallisiert sich daraus früher oder später ein differenzierteres Bild der Zielgruppe, die über diesen Kanal angesprochen werden kann.

➡️ Die Zielgruppe sind also zunächst Personen, die sich in irgendeiner Art und Weise für den Wetterau-Kreis interessieren.

2. Themen – Welche Themen für einen WhatsApp-Kanal?

Der Wetterau-Kreis hat sich zu Beginn auf vier Themen/ Kategorien geeinigt, die sie über diesen Kanal ausspielen möchten:

• News: Einmal die Woche werden die spannendsten Nachrichten aus dem Kreis zusammengefasst und geteilt. Da wird sich auch konsequent auf die Themen beschränkt, die wirklich den ganzen Kreis betreffen und nicht nur einzelne Städte oder Kommunen – also überregionale Themen.
• Veranstaltungen: Es wird über kommende Veranstaltungen informiert, die sie selbst als Kreisverwaltung organisieren und durchführen.
• Baustellenupdates: Eines der Themen, die die Leute am meisten interessiert, weil es sie vor Ort ganz direkt tangiert, wenn sie eine Umleitung fahren müssen oder Ähnliches.
• Stellenanzeigen: Auch über WhatsApp werden die aktuellen Stellenanzeigen geteilt, um dem Fachkräftemangel in der Verwaltung entgegenzuwirken. Da wird die Gelegenheit genutzt, sich als Arbeitgeber zu zeigen.

3. Marketing – Wie bewerbe ich den WhatsApp Kanal am besten?

💡 Man kann nicht alle WhatsApp-Kanäle rein über die Suchfunktion von WhatsApp finden. Das geht nur, wenn der Kanal auch von WhatsApp verifiziert wurde. Und das sind aktuell leider noch die wenigsten - vor allem im Bereich der Behörden. Deshalb findet man aktuell nur die Kanäle von großen Marken, Fußballvereinen oder z.B. der Tagesschau. Ist der Kanal also nicht verifiziert, ist er auf WhatsApp nicht direkt auffindbar… So kann der Kanal in den meisten Fällen zunächst nur über einen bestimmten Link gefunden werden.

Das führt dazu, dass man (wenn der Kanal noch nicht verifiziert ist) zunächst den Link selbst bewerben muss – z.B. über andere Plattformen, bevor man dann für den Kanal selbst werben kann. Um einen Kanal verifizieren zu lassen, muss man unseres Wissens nach Geld bezahlen… In diesem Fall hat der Wetterau-Kreis dann beschlossen, den Kanal in der Testphase erstmal noch nicht verifizieren zu lassen, um zu testen, ob der Kanal überhaupt von der Zielgruppe angenommen wird. Die Verifizierung kann man immer noch nachholen.

📱 Andere Kanäle nutzen:

Der Wetterau-Kreis nutzte dann zunächst erstmal alle bestehenden Kanäle auf anderen Plattformen, die auch aus der Pressestelle heraus bedient werden, um Werbung für den WhatsApp-Kanal zu machen. Sowohl auf Instagram als auch auf Facebook. Und so konnten sie im ersten Schwung rund 200 Leute auf WhatsApp holen.

⚠️ Instagram Highlight:

Der Wetterau-Kreis hat beispielsweise auch auf seinem Instagram-Account ein Highlight erstellt, worin der Link für den WhatsApp-Kanal hinterlegt ist. 

📣 Pressemitteilung:

Man sollte nicht nur auf die externe Kommunikation setzen, sondern auch intern die Neuigkeit verbreiten, dass es jetzt einen WhatsApp-Kanal der eigenen Behörde gibt und so die Aufmerksamkeit aus verschiedenen Richtungen auf den Kanal lenken. So kann auch sichergestellt werden, dass die interne Kommunikation gut funktioniert und alle Mitarbeiter wissen, woran die Behörde den ganzen Tag so arbeitet und welche Themen momentan aktuell sind.

🗣️ Interne Kommunikation:

Man sollte nicht nur auf die externe Kommunikation setzen, sondern auch intern die Neuigkeit verbreiten, dass es jetzt einen WhatsApp-Kanal der eigenen Behörde gibt und so die Aufmerksamkeit aus verschiedenen Richtungen auf den Kanal lenken. So kann auch sichergestellt werden, dass die interne Kommunikation gut funktioniert und alle Mitarbeiter wissen, woran die Behörde den ganzen Tag so arbeitet und welche Themen momentan aktuell sind.

🔗 Link teilen:

Nicht nur die Behörde selbst kann den Link verteilen, sondern auch die Mitglieder eines WhatsApp-Kanals können diesen teilen. Ein Aufruf an die aktuellen Mitglieder, den Link an Interessenten weiterzuleiten, kann auch hilfreich sein.

4. Analytics – Welche Daten sieht man als Behörde?

Im Prinzip muss man sich WhatsApp als One-Way-Kommunikation vorstellen – wie eine Art WhatsApp Newsletter. Die Mitglieder können keine Kommentare oder Antworten verfassen. Die einzige Reaktion, die man als Admin sieht, ist, wenn der Leser ein Emoji als Reaktion auf einen Post hinterlässt. Andere Daten sieht man also nicht. Man sieht nicht, wie viele Leute den Beitrag gesehen haben oder wie viele Leute den Beitrag geteilt haben. Da sind die Analytics leider (aktuell noch) sehr begrenzt und geben nicht viel Feedback. Klassische Newsletter-Auswertungen wie Opening Rates oder andere Kennzahlen gibt es alles nicht. 

➡️ Man sieht also nur die Emoji-Reaktion und die Zahl der Abonnenten des Kanals. Diese Informationen kann aber auch jeder Nutzer selbst sehen, nicht nur der Admin. 

Thema Datenschutz …

Das alles ist eigentlich auch ein gutes Zeichen im Rahmen des Datenschutzes und kann auch für die Kommunikation des Kanals genutzt werden. Denn es sind keine Handynummern, keine Profilbilder oder andere persönliche Daten der Mitglieder des Kanals sichtbar! Diese Information sollte man unserer Meinung nach klar kommunizieren, dass man sich keine Sorgen über die eigenen Daten machen muss, alles ist privat und anonymisiert. 

Frequenz der Nachrichten im WhatsApp-Kanal

Der Wetterau-Kreis macht wöchentlich das Wochenupdate. Sie sammeln quasi die Meldungen, die sich über die Woche verteilt haben, fassen die relevantesten 3-4 Punkte als Wochenupdate zusammen und geben das freitags raus. Zu jeder Nachricht wird dann ein kurzer Text geschrieben und meistens für weitere Informationen die dazugehörige Pressemitteilung. 

Die Baustellen-Updates werden dann je nach Bedarf veröffentlicht, also immer zeitnah, wenn z.B. eine neue Sperrung oder Ähnliches dazu kommt. Posts zu den kommenden Veranstaltungen kommen ähnlich gebündelt wie die Wochenupdates ca. alle zwei Wochen und mit dem nötigen Vorlauf. Und auch die Stellenausschreibungen werden im regelmäßigen Rhythmus alle zwei Wochen geteilt. 

Das richtige Layout finden

Zu Beginn kann es hilfreich sein, für jede Kategorie ein eigenes Layout zu bauen, das man dann für jeden Post anpassen kann und immer eine Vorlage parat hat. Das heißt nicht, dass jeder Post 1:1 gleich aussehen muss, da sollte man schon alle gestalterischen Freiheiten offen halten, aber ein paar Anhaltspunkte schaden nie! 

Bei WhatsApp ist der große Vorteil, dass man am Ende immer das gleiche Format hat und nicht wie bei Instagram zwischen Feed, Story oder Reel unterscheiden muss. Bei WhatsApp kann man beispielsweise immer mit einem Bild arbeiten, den Text darunter platzieren und ein paar Emojis integrieren. Im besten Fall packt man dann noch einen weiterführenden Link dazu und fertig ist der Post!

Early Adopter

Wir sind der Meinung, dass genau jetzt die Zeit für Behörden ist, sich über das Thema WhatsApp-Kanäle Gedanken zu machen und es in die eigene Kommunikation zu implementieren. Denn speziell bei Behörden ist jetzt noch die Early Adopter Zeit, also das heißt, dass dieser neue Kommunikationskanal gerade noch im kommen ist und wir noch nicht an einem Sättigungspeak angekommen sind. So ist die Chance, gesehen zu werden, aktuell am größten. Spätestens in einem Jahr wird man so viele WhatsApp-Kanäle haben, dass es dann schon wieder schwieriger wird. 

Jetzt hat man wirklich noch die Chance auszuprobieren und Leute zu erreichen, die einfach noch nicht so viele Kanäle abonniert haben. Spätestens in einem Jahr ist es wieder der Kampf gegen die große Masse. Wie bei allen anderen Kanälen oder Newslettern auch. 

Ist ein WhatsApp Kanal DIE Twitter-Alternative?! 

Nach der Entwicklung von Twitter zu X und der Übernahme von Elon Musk stellen viele Unternehmen und auch Behörden die Nutzung dieser Plattform ein und sind auf der Suche nach einer alternativen Plattform, über die genauso direkt und klar jegliche Informationen geteilt werden können.

Wir erklären das mal am Beispiel eines Schneechaos, das erheblichen Einfluss auf die Nutzung der Straßen genommen und regelmäßige Updates für die Betroffenen erfordert hat. → Hier wäre ein Kanal am besten, über den man die Betroffenen direkt, linear (ohne Algorithmus) und ständig erreichen und immer wieder Updates geben kann. Auf Facebook kann man dann zwar Updates innerhalb des Posts geben, weil sonst werden die ganzen Dinge ja auch nicht linear ausgespielt. Auf Instagram funktioniert das aber auch schon wieder nicht so richtig gut, weil dort die Posts nicht so organisiert sind wie bei Facebook und man teilweise keine Links posten oder Beiträge updaten kann. Da müsste man dann z.B. immer die alte Story löschen und eine neue hochladen.

In solch einer Situation bräuchte man wirklich so eine Art „Ticker“, um zu sagen, was jetzt gerade Phase ist. Dafür sind die Kanäle einfach nicht geeignet. Das war dann immer bei Twitter (hetzt X) gut. Jetzt gibt es zwar Threads von Instagram, aber wir glauben, diese Plattform ist einfach noch nicht so weit, dass sie den Zweck für Krisenkommunikation erfüllen würde. Keine der genannten alternativen Plattformen erfüllt die Option des direkten Weges auf das Handy der einzelnen Menschen – nur WhatsApp! Mit einem Post im WhatsApp-Kanal der Behörde zur aktuellen Lage landet man direkt auf dem Sperrbildschirm der Menschen und kann ganz einfach Updates in Echtzeit geben. Und im besten Fall werden die Nachrichten dann auch noch geteilt, damit Familie und Freunde auch über WhatsApp davon erfahren können.

Unsere WhatsApp Wünsche

Deliah hat sich das Ziel gesetzt, noch mehr Menschen in dem WhatsApp-Kanal des Wetteraukreises zu versammeln, die es spannend finden, was im Kreis passiert und immer informiert sein möchten. Und wünscht sich, dass in Zukunft ressourcentechnisch gesehen einfach noch mehr möglich sein wird, um spezifischere und noch spannendere Inhalte bereitstellen zu können. 

Wir, die Amtshelden, wünschen uns, dass WhatsApp nochmal ein völlig neuer Kanal ist, den wir in der Behördenkommunikation in Zukunft sehr zielgerichtet einsetzen können. Da muss und wird jede Behörde ihren eigenen Weg finden, um dann auch einen wirklich hohen Mehrwert über diesen Kanal bieten zu können. Da muss dann zwar auch noch was vonseiten WhatsApp am ganzen Setting verbessert werden, aber wir sind uns sicher, dass das in naher Zukunft passieren wird!

Solltest du Fragen oder Anmerkungen haben, schicke uns gerne eine E-Mail an hallo@amtshelden.de. Ihr kommt in eurer Stadt mit Social Media nicht wirklich voran? Dann haben wir vielleicht was für dich – schau dir mal unser Amtshelden-Programm an.