Behördenrealität 2026: Was 1.875 Beschäftigte über ihren Arbeitsalltag sagen

Wie erleben Menschen ihre Arbeit in deutschen Verwaltungen? Was hilft ihnen, Dinge voranzubringen – und was macht es unnötig schwer? Wie viel können Beschäftigte selbst mitgestalten? Und welche Rolle spielen digitale Werkzeuge und KI inzwischen im Arbeitsalltag?

Die Studie „Behördenrealität 2026“ hat genau danach gefragt. Zwischen dem 17. Juni und dem 31. Juli 2026 haben 1.875 Beschäftigte des öffentlichen Dienstes aus allen 16 Bundesländern an der Befragung teilgenommen. 22 Fragen beschäftigten sich mit Motivation, Projektarbeit, Hürden, digitalen Werkzeugen und der Frage, worauf Menschen in ihrer Verwaltung stolz sind. Knapp die Hälfte der Teilnehmenden arbeitet in Kommunalverwaltungen, weitere große Gruppen kommen aus Landes- und Bundesverwaltungen.

Die Studie ist keine repräsentative Vollerhebung des öffentlichen Dienstes. Die Teilnahme war freiwillig, jüngere Beschäftigte sind unterrepräsentiert und einzelne Bundesländer stärker vertreten als andere. Trotzdem geben 1.875 Antworten einen ziemlich guten Einblick darin, wie Beschäftigte ihre eigene Arbeitsrealität wahrnehmen.

Die größten Erkenntnisse auf einen Blick

Eine Zahl fällt dabei sofort auf: 83,6 Prozent sagen, dass ihre persönliche Motivation hoch oder sehr hoch ist, in ihrer Verwaltung etwas zu bewegen. 64,5 Prozent beschreiben auch die Arbeitsweise im eigenen Bereich als leistungsstark.

Für uns ist das ein wichtiger Befund. Über Verwaltung wird häufig dann gesprochen, wenn etwas lange dauert oder nicht funktioniert. Die Zahlen zeigen aber auch die andere Seite: In den Behörden sitzen sehr viele Menschen, die etwas verbessern wollen.

Interessant wird es deshalb bei der Frage, was ihnen dabei hilft – und was sie bremst.

Die Beschäftigten wissen ziemlich genau, wo man ansetzen könnte

61,5 Prozent nennen Bürokratie und Genehmigungswege als eine der größten Hürden ihrer Projektarbeit. Dahinter folgen Personalmangel mit 41,8 Prozent, fehlende Finanzmittel mit 39,8 Prozent und unklare Zuständigkeiten mit 34,2 Prozent. Nur 1,9 Prozent sagen, dass Projekte in der Regel wie geplant verlaufen.

Mindestens genauso interessant ist deshalb die Frage, was die Beschäftigten selbst verändern würden.

62,7 Prozent würden Entscheidungswege verkürzen. Dieser Wunsch landet über Altersgruppen, Positionen und Behördentypen hinweg ganz vorne. 40,6 Prozent wünschen sich offenere Kommunikation, 35,7 Prozent würden die Software modernisieren. Lediglich 1,3 Prozent sehen überhaupt keinen Optimierungsbedarf.

Für uns steckt darin etwas sehr Praktisches. Verwaltungsmodernisierung muss nicht immer mit dem nächsten großen Projekt beginnen. Man kann sich auch einen bestehenden Ablauf nehmen und fragen: Wer entscheidet hier eigentlich? Welche Freigaben brauchen wir wirklich? Wo ist Verantwortung unklar? Und was könnte eine Ebene weiter unten entschieden werden?

Gerade beim Thema Mitsprache zeigt die Studie, wie groß die Unterschiede innerhalb einer Verwaltung sein können. Insgesamt geben 46,5 Prozent der Befragten an, viel oder sehr viel Einfluss auf die Verbesserung ihrer Arbeitsprozesse zu haben. Bei der Sachbearbeitung sagen allerdings nur 9,8 Prozent, dass sie sehr viel Mitspracherecht haben. Bei Amtsleitungen und Geschäftsführungen sind es 54,2 Prozent.

Spannend ist der Zusammenhang mit anderen Antworten: Unter den Menschen mit sehr viel Mitspracherecht geben 96,3 Prozent eine hohe Motivation an. 86 Prozent beurteilen ihren Arbeitsbereich als leistungsstark. Bei Beschäftigten ohne Mitspracherecht liegen diese Werte deutlich niedriger. Die Studie kann nicht beantworten, was Ursache und was Wirkung ist. Aber sie stellt eine gute Frage an jede Organisation: Nutzen wir das Wissen der Menschen ausreichend, die unsere Abläufe jeden Tag praktisch erleben?

Bei KI sind viele Beschäftigte schon mittendrin

Ein weiterer Befund zeigt, wie viel Eigeninitiative bereits vorhanden ist: 81,1 Prozent der Befragten nutzen KI-Tools in irgendeiner Form. 57,7 Prozent sowohl beruflich als auch privat. Mehr als die Hälfte verwendet außerdem zusätzliche digitale Hilfsmittel neben der regulär bereitgestellten Software. 24,2 Prozent greifen dabei auf frei verfügbare oder privat finanzierte Werkzeuge zurück.

Das kann aus Sicht einer Organisation natürlich Fragen zu Datenschutz, Informationssicherheit und Beschaffung aufwerfen. Es zeigt aber auch: Viele Beschäftigte suchen selbst nach Möglichkeiten, ihre Arbeit besser zu erledigen.

Genau dort kann Verwaltung ansetzen. Welche Anwendungen dürfen genutzt werden? Welche Daten gehören nicht hinein? Welche Werkzeuge stellen wir offiziell zur Verfügung? Und wie sorgen wir dafür, dass Beschäftigte nicht allein herausfinden müssen, was sinnvoll und erlaubt ist?

Ähnlich sieht es bei der Softwarelandschaft insgesamt aus. 66,1 Prozent der Befragten arbeiten in einem typischen Projekt mit mindestens vier Anwendungen, 27,8 Prozent sogar mit mehr als fünf. Fast ein Drittel empfindet den Aufwand durch die parallele Nutzung verschiedener Systeme als hoch oder sehr hoch.

Auch hier muss die Lösung nicht darin bestehen, möglichst alles durch eine einzige Software zu ersetzen. Fachverfahren werden gebraucht. Aber Medienbrüche, doppelte Arbeit und unnötige Systemwechsel kann man sich sehr genau anschauen.

Was wir aus der Studie mitnehmen

Wir lesen die „Behördenrealität 2026“ vor allem als ziemlich ermutigende Bestandsaufnahme.

Die Motivation ist hoch. Beschäftigte benennen sehr konkret, was sie bei ihrer Arbeit bremst. Viele probieren neue Werkzeuge aus und haben klare Vorstellungen davon, was ihre Arbeit leichter machen würde.

Damit gibt es viele Ansatzpunkte, die direkt in der eigenen Organisation liegen: Entscheidungswege überprüfen, Verantwortung klarer verteilen, Beschäftigte früher einbeziehen und für neue Technologien vernünftige Spielräume schaffen.

Und natürlich gibt es längst Verwaltungen, die genau solche Dinge bereits erfolgreich verändert haben. Beim Weissbuch-Award 2026 werden Projekte aus öffentlichen Einrichtungen gesucht, die ganz konkret etwas verbessert haben. Das kann ein großer Umbau sein oder eine kleine Idee, die im Alltag einen echten Unterschied macht.

Vielleicht ist das am Ende die schönste Verbindung zwischen Studie und Award: Die eine zeigt, wie viel Bereitschaft zur Veränderung in Verwaltungen vorhanden ist. Der andere macht sichtbar, was daraus entstehen kann.

Solltest du Fragen oder Anmerkungen haben, schicke uns gerne eine E-Mail an hallo@amtshelden.de. Ihr kommt in eurer Stadt mit Social Media nicht wirklich voran? Dann haben wir vielleicht was für dich – schau dir mal unser Amtfluencer-Programm und unsere Webinare an.