Datenschutz & Rollenklärung

Amtshelden nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden Datenschutzgesetzen.

1. Verantwortlichkeit

Amtshelden verarbeitet personenbezogene Daten der Teilnehmenden – zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Lernfortschritt und Zertifikatserstellung – als eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Die Verarbeitung dient ausschließlich der Durchführung und Verwaltung des Lernprogramms „KI-Führerschein für Behörden“.

2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Verarbeitet werden nur die Daten, die für die Teilnahme am Programm notwendig sind. Dazu gehören insbesondere:

• Registrierung und Zugang zur Lernplattform,
• Speicherung von Lernfortschritt, Testergebnissen und Zertifikaten,
• Technische Systemprotokolle zur Gewährleistung des Betriebs,
• Support-Kommunikation mit Administratorinnen und Administratoren.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies für die technische Bereitstellung der Plattform oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Rolle der Behörde

Die teilnehmende Behörde ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeitenden vor Beginn der Schulung über die Teilnahme am KI-Führerschein sowie über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Amtshelden informiert werden.
Amtshelden stellt hierzu Datenschutzhinweise für Teilnehmende und ein vorformuliertes Informationsschreiben im Onboarding-Bereich bereit.

4. Auftragsverarbeitung auf Wunsch der Behörde

In der Regel verarbeitet Amtshelden die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden eigenverantwortlich.
Wenn eine Behörde ausdrücklich verlangt, dass die Daten ausschließlich nach ihren Weisungen verarbeitet werden, kann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen werden.
In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung im Auftrag der Behörde und nur zu den dort festgelegten Zwecken.
Ein Muster dieser Vereinbarung stellt Amtshelden auf Anfrage zur Verfügung.

5. Datenspeicherung und Löschung

Die personenbezogenen Daten werden nur für die Dauer des Nutzungszeitraums gespeichert und anschließend vollständig gelöscht.
Dies betrifft alle personenbezogenen Logins, Lernfortschritte und Testergebnisse.
Aggregierte, anonymisierte Nutzungsstatistiken können intern zur System- und Qualitätsverbesserung verwendet werden.

6. Rechte der betroffenen Personen

Teilnehmende haben im Rahmen der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über ihre gespeicherten Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“),
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Anfragen können direkt an datenschutz@amtshelden.de gerichtet werden.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen

Amtshelden betreibt die Lernplattform auf eigenen, DSGVO-konformen Servern innerhalb der Europäischen Union.
Zum Schutz der Daten gelten unter anderem folgende Maßnahmen:

• Zugriff nur für autorisierte Personen,
• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL),
• Regelmäßige Sicherheits- und Systemupdates,
• Backups mit kontrollierter Aufbewahrungsdauer.