Warum Organisationskultur über Erfolg oder Scheitern von Veränderungen entscheidet

In vielen Verwaltungen läuft gerade ein Veränderungsprojekt. Neue Fachverfahren werden eingeführt, Prozesse digitalisiert und erste Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz getestet. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte, gesetzliche Anforderungen ändern sich und die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger steigen. Für all diese Themen gibt es Projektpläne, Arbeitsgruppen und klare Zuständigkeiten.

Trotzdem bleibt nach einiger Zeit häufig derselbe Eindruck: Im Alltag verändert sich weniger, als ursprünglich erhofft. Neue Systeme werden nur zögerlich genutzt, Projekte verlieren an Schwung oder alte Arbeitsweisen setzen sich wieder durch. Schnell richtet sich der Blick auf die Technik. War die Software die richtige? Wurden die Mitarbeitenden ausreichend geschult? War das Projekt vielleicht zu groß angelegt?

All das kann eine Rolle spielen. Häufig liegt die eigentliche Ursache aber an einer anderen Stelle. Veränderungen scheitern nicht daran, dass eine Organisation neue Werkzeuge bekommt. Sie scheitern daran, dass sich die Zusammenarbeit nicht verändert. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf ein Thema, das in Behörden oft unterschätzt wird: Organisationskultur.

Kultur zeigt sich im Arbeitsalltag

Wenn von Organisationskultur die Rede ist, denken viele zuerst an Leitbilder, Werte oder Workshops. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, Kultur sei etwas, das neben dem eigentlichen Arbeitsalltag existiert. Das Gegenteil ist der Fall. Im Podcast greift Simon Sagmeister eine Definition des Organisationsforschers Marvin Bower auf: „The way we do things around here.“ Frei übersetzt bedeutet das: So machen wir die Dinge hier.

Genau darin steckt der Kern. Organisationskultur zeigt sich nicht in Präsentationen oder Leitbildern. Sie zeigt sich in den vielen kleinen Situationen, die jeden Arbeitstag prägen. Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie wird mit Fehlern umgegangen? Was passiert, wenn jemand eine unbequeme Frage stellt? Dürfen Mitarbeitende selbst entscheiden oder wird jede Entscheidung nach oben weitergereicht? Aus solchen Erfahrungen entsteht nach und nach ein gemeinsames Verständnis davon, wie die Organisation funktioniert. Mitarbeitende lernen, welches Verhalten gewünscht ist, welche Risiken sie besser vermeiden und wie Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Dieses unausgesprochene Wissen beeinflusst den Arbeitsalltag häufig stärker als jede Dienstanweisung.

Digitalisierung verändert keine Organisation

Gerade in Behörden wird Digitalisierung häufig als technisches Projekt verstanden. Neue Fachverfahren, digitale Anträge oder KI-Anwendungen sollen Abläufe vereinfachen und Beschäftigte entlasten. Das ist richtig und notwendig. Trotzdem entsteht manchmal die Erwartung, dass sich mit einer neuen Software automatisch auch die Arbeitsweise verändert. Genau das passiert in der Praxis nur selten. Neue Technik schafft Möglichkeiten. Ob daraus tatsächlich andere Abläufe entstehen, entscheidet sich erst im Arbeitsalltag. Eine Behörde kann das beste Dokumentenmanagementsystem einführen. Wenn Entscheidungen weiterhin durch dieselben Freigabeschleifen laufen, wird sich an der Bearbeitungszeit wenig ändern. Auch eine KI-Anwendung entlastet niemanden, wenn Mitarbeitende aus Unsicherheit jede Antwort noch einmal vollständig selbst prüfen oder Entscheidungen grundsätzlich vermeiden.

Neue Werkzeuge treffen immer auf bestehende Gewohnheiten. Und Gewohnheiten ändern sich deutlich langsamer als Software. Deshalb beobachten viele Organisationen denselben Verlauf. Nach der Einführung eines neuen Systems wird zunächst ausprobiert, getestet und experimentiert. Einige Monate später kehren viele Beschäftigte wieder zu den vertrauten Abläufen zurück. Nicht, weil sie Veränderungen ablehnen, sondern weil diese Arbeitsweisen über Jahre entstanden sind und Sicherheit geben. Wer Organisationen verändern möchte, sollte deshalb nicht nur auf Technik schauen. Entscheidend ist, ob sich das tägliche Verhalten verändert. Erst dann entfalten neue Werkzeuge ihre Wirkung.

Kultur entscheidet darüber, wie Veränderungen aufgenommen werden

Jede Organisation entwickelt im Laufe der Zeit ihre eigenen Spielregeln. Manche sind schriftlich festgehalten, viele entstehen einfach im Arbeitsalltag. Niemand hat sie beschlossen, trotzdem halten sich alle daran. In manchen Teams werden neue Ideen offen diskutiert und ausprobiert. In anderen lautet die erste Reaktion: „Das haben wir schon einmal versucht.“ Manche Führungskräfte übertragen Verantwortung und geben ihren Mitarbeitenden bewusst Entscheidungsspielräume. Andere möchten jede Entscheidung selbst absichern, um Fehler zu vermeiden.

Solche Unterschiede entstehen nicht zufällig. Sie sind das Ergebnis vieler Erfahrungen. Wer erlebt, dass eigene Ideen ernst genommen werden, bringt sich beim nächsten Mal eher wieder ein. Wer dagegen die Erfahrung macht, dass Fehler vor allem negative Folgen haben oder Kritik unerwünscht ist, wird vorsichtiger. Irgendwann beginnt man, sich anzupassen. Nicht, weil es jemand verlangt, sondern weil man gelernt hat, wie die Organisation funktioniert. Genau deshalb spielt Organisationskultur bei Veränderungen eine so große Rolle. Jede neue Idee trifft auf bestehende Gewohnheiten. Sie entscheiden darüber, ob Veränderungen als Chance wahrgenommen werden oder ob sie zunächst Misstrauen auslösen.

Führung prägt Kultur stärker als jedes Leitbild

Viele Organisationen investieren viel Zeit in Leitbilder. Dort ist von Offenheit, Vertrauen, Zusammenarbeit oder Eigenverantwortung die Rede. Daran ist nichts auszusetzen. Problematisch wird es erst dann, wenn der Arbeitsalltag etwas anderes vermittelt. Ein Leitbild kann Eigenverantwortung fordern. Wenn am Ende trotzdem jede Entscheidung über mehrere Ebenen abgesichert werden muss, bleibt davon wenig übrig. Genauso verliert der Anspruch auf Offenheit an Glaubwürdigkeit, wenn kritische Fragen zwar erlaubt sind, aber unangenehm werden. Mitarbeitende orientieren sich nicht an den Formulierungen auf einer Website. Sie orientieren sich an dem, was sie jeden Tag erleben.

Führungskräfte haben deshalb einen deutlich größeren Einfluss auf die Organisationskultur, als ihnen manchmal bewusst ist. Jede Rückmeldung, jede Entscheidung und jede Reaktion auf einen Fehler zeigt den Mitarbeitenden, welches Verhalten tatsächlich gewünscht ist. Kultur entsteht nicht in einem Workshop. Sie entsteht in den vielen kleinen Situationen, die sich täglich wiederholen. Deshalb beginnt Kulturentwicklung auch nicht mit einem neuen Leitbild. Sie beginnt mit der Bereitschaft, das eigene Führungsverhalten ehrlich zu hinterfragen.

Kleine Veränderungen haben oft die größte Wirkung

Beim Stichwort Kulturwandel denken viele an langfristige Programme, große Projekte oder umfassende Veränderungen. In der Praxis sieht das häufig viel unspektakulärer aus. Eine Führungskraft erklärt künftig, warum sie eine Entscheidung getroffen hat. Ein Team nimmt sich nach einem abgeschlossenen Projekt eine halbe Stunde Zeit, um gemeinsam zu besprechen, was gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal besser funktionieren könnte. In Besprechungen wird nicht sofort nach Gegenargumenten gesucht, sondern zunächst nach Lösungen. Fehler verschwinden nicht mehr kommentarlos in einer Akte, sondern werden gemeinsam ausgewertet.

Jede einzelne Veränderung wirkt klein. Für sich genommen verändert sie eine Organisation kaum. Über Monate und Jahre entsteht daraus jedoch eine andere Art der Zusammenarbeit. Menschen erleben, dass Fragen erlaubt sind, Verantwortung übernommen werden darf oder Entscheidungen nachvollziehbar erklärt werden. Genau auf diese Weise verändert sich Organisationskultur. Nicht durch einen großen Umbruch, sondern durch viele kleine Erfahrungen, die sich im Arbeitsalltag wiederholen.

Kultur sichtbar machen statt über sie zu spekulieren

Immer wieder ist zu hören, Organisationskultur lasse sich weder messen noch gezielt beeinflussen. Ganz so einfach ist es nicht. Natürlich gibt es keine Kennzahl, die Kultur vollständig beschreibt. Trotzdem lässt sich beobachten, wie in einer Organisation gearbeitet wird. Wie werden Entscheidungen getroffen? Wo entstehen regelmäßig Konflikte? Welche Verhaltensweisen werden gelobt und welche eher kritisiert? Wie sprechen Mitarbeitende über ihre Führungskräfte oder über andere Bereiche? Wer sich mit diesen Fragen beschäftigt, erhält meist ein deutlich realistischeres Bild als durch jede Befragung zum Leitbild. Wenn Veränderungen ins Stocken geraten, lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf den Arbeitsalltag. Nicht selten liegen die eigentlichen Ursachen dort, wo niemand sie zunächst vermutet: in den Gewohnheiten einer Organisation.

Was Behörden daraus mitnehmen können

Die öffentliche Verwaltung wird sich auch in den kommenden Jahren weiter verändern. Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, neue gesetzliche Anforderungen und der Fachkräftemangel werden den Arbeitsalltag vieler Behörden prägen. Neue Technik wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Sie allein reicht jedoch nicht aus. Ob sich eine Organisation tatsächlich verändert, entscheidet sich im täglichen Miteinander. Wie arbeiten Teams zusammen? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie gehen Führungskräfte mit Fehlern um? Und wie viel Vertrauen wird den Mitarbeitenden entgegengebracht? Neue Software kann beschafft werden. Prozesse lassen sich dokumentieren und Organigramme anpassen. Ob daraus tatsächlich eine andere Form der Zusammenarbeit entsteht, hängt von der Organisationskultur ab.

Fazit

Veränderungen beginnen häufig mit einem Projekt. Dauerhaft wirksam werden sie aber erst dann, wenn sie den Arbeitsalltag verändern. Gerade Behörden investieren derzeit viel Zeit und Geld in Digitalisierung und neue Prozesse. Das ist sinnvoll und notwendig. Gleichzeitig lohnt es sich, die Organisation selbst nicht aus dem Blick zu verlieren. Jede technische Veränderung trifft auf Menschen, die über Jahre bestimmte Routinen entwickelt haben. Diese Routinen verschwinden nicht mit der Einführung einer neuen Software.

Wer Veränderungen dauerhaft verankern möchte, sollte deshalb genauso viel Aufmerksamkeit auf die Zusammenarbeit richten wie auf die Technik. Denn Organisationskultur entsteht dort, wo Menschen jeden Tag Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen und miteinander arbeiten. Genau dort entscheidet sich am Ende auch, ob Veränderungen Bestand haben oder nach einigen Monaten wieder verschwinden.

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