Organisationen sammeln alles. Warum Behörden öfter aufräumen sollten

Wer lange in einer Organisation arbeitet, kennt dieses Phänomen. Mit jedem neuen Projekt kommt etwas hinzu: ein zusätzlicher Prozess, eine weitere Abstimmung, ein neues Formular oder eine weitere Freigabe. Alles hat seinen Grund. Irgendwann musste ein Fehler vermieden, ein rechtlicher Rahmen berücksichtigt oder eine Entscheidung besser abgesichert werden. Was dabei selten passiert: Jemand prüft, ob im Gegenzug etwas wegfallen kann. So wird eine Organisation über Jahre immer komplexer.

Im Podcast beschreibt Simon Sagmeister dieses Phänomen mit einem einfachen Bild. Organisationen seien Sammler. Sie sammeln Prozesse, Regeln, Rituale und Gewohnheiten. Irgendwann brauche es deshalb eine systematische Müllabfuhr. Das klingt im ersten Moment überspitzt. Schaut man sich den Arbeitsalltag vieler Behörden an, trifft das Bild jedoch erstaunlich gut.

Von kleinen Regeln zu komplexen Abläufen

Kaum eine neue Regel macht eine Organisation sofort kompliziert. Im Gegenteil. Meist gibt es gute Gründe für ihre Einführung. Ein zusätzlicher Abstimmungsschritt soll Fehler vermeiden, eine neue Dokumentation schafft Nachvollziehbarkeit oder eine weitere Freigabe soll die Qualität sichern. Erst mit der Zeit entsteht daraus ein Problem.

Jede einzelne Ergänzung verlängert Abläufe ein wenig. Entscheidungen brauchen mehr Zeit, Zuständigkeiten werden unübersichtlicher und Abstimmungen nehmen einen immer größeren Teil des Arbeitstags ein. Was zunächst wie eine kleine Anpassung wirkt, summiert sich über Jahre zu einer Struktur, die kaum noch jemand vollständig überblickt. Gerade deshalb fällt Komplexität oft erst auf, wenn Veränderungen plötzlich deutlich länger dauern als erwartet oder neue Projekte nur schwer in bestehende Abläufe passen.

Die wichtigere Frage lautet: Was kann weg?

Wenn Organisationen vor Veränderungen stehen, richtet sich der Blick fast automatisch auf das, was neu geschaffen werden muss. Es werden zusätzliche Prozesse entwickelt, neue Berichte eingeführt oder weitere Abstimmungen geplant. Jede einzelne Maßnahme soll ein bestehendes Problem lösen. Viel seltener wird eine andere Frage gestellt: Worauf können wir verzichten?

Dabei wäre genau diese Frage oft der sinnvollere Ausgangspunkt. In vielen Organisationen fällt es schwer, bestehende Routinen abzuschaffen. Neue Aufgaben lassen sich gut begründen. Der Verzicht auf einen Prozess dagegen fühlt sich schnell riskant an. Vielleicht braucht man ihn irgendwann doch noch. Also bleibt er bestehen. Mit jeder Entscheidung wächst die Organisation ein Stück weiter, ohne dass sie an anderer Stelle wieder schlanker wird.

Aufräumen schafft Zeit für das Wesentliche

Wenn Behörden unnötige Komplexität abbauen, geht es nicht darum, weniger sorgfältig zu arbeiten. Es geht darum, Aufwand dort zu reduzieren, wo er keinen zusätzlichen Nutzen mehr bringt. Das kann ganz unterschiedlich aussehen. Vielleicht wird eine Besprechung gestrichen, deren Ergebnisse längst auf anderem Weg abgestimmt werden. Vielleicht werden zwei Dokumentationen zusammengeführt oder Freigaben entfallen, die in der Praxis kaum einen Unterschied machen. Manchmal reicht schon die Frage, warum ein bestimmter Prozess eigentlich existiert und ob der ursprüngliche Anlass überhaupt noch besteht.

Jede dieser Veränderungen wirkt für sich genommen klein. Zusammen können sie jedoch spürbar entlasten. Die gewonnene Zeit fehlt dann nicht mehr für Abstimmungen, sondern steht für die eigentlichen Aufgaben zur Verfügung. Gerade bei der Digitalisierung zeigt sich, wie wichtig dieser Schritt ist. Neue Fachverfahren oder KI-Anwendungen entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn gleichzeitig alte Abläufe überprüft werden. Wer ausschließlich Neues ergänzt, baut Komplexität auf, anstatt sie abzubauen.

Aufräumen ist eine Führungsaufgabe

Komplexität verschwindet nicht von allein. Deshalb gehört es zu den Aufgaben von Führungskräften, regelmäßig zu hinterfragen, welche Regeln, Prozesse oder Routinen ihren Zweck noch erfüllen. Das bedeutet nicht, Bewährtes grundsätzlich infrage zu stellen. Viele Abläufe haben gute Gründe und sollten bestehen bleiben. Genauso gibt es jedoch Prozesse, die längst mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen. Sie bleiben häufig nur deshalb erhalten, weil sich niemand zuständig fühlt, sie abzuschaffen.

Aufräumen bedeutet deshalb auch, Entscheidungen zu treffen. Es bedeutet, Bestehendes kritisch zu prüfen und sich bewusst von dem zu trennen, was die Organisation unnötig belastet.

Fazit

Organisationen wachsen nicht nur durch neue Aufgaben. Sie wachsen auch durch zusätzliche Regeln, Prozesse und Gewohnheiten. Über Jahre entsteht daraus eine Komplexität, die Veränderungen immer schwieriger macht. Wer Verwaltung weiterentwickeln möchte, sollte deshalb nicht nur darüber nachdenken, was neu eingeführt werden muss. Genauso wichtig ist die Frage, worauf künftig verzichtet werden kann.

Gerade für Behörden wird diese Fähigkeit immer wichtiger. Digitalisierung und Künstliche Intelligenz können den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Sie werden ihr Potenzial aber nur dann entfalten, wenn Organisationen gleichzeitig bereit sind, sich von überflüssigen Abläufen zu trennen. Manchmal beginnt Veränderung nicht mit einer neuen Idee. Manchmal beginnt sie damit, den Mut zu haben, etwas wegzulassen.

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